校正・校閲:ホームページアドレスとメールアドレス、見落としの責任が重いのは?

校正・校閲:ホームページアドレスとメールアドレス、見落としの責任が重いのは?

次の項目は、雑誌やカタログなど企業情報でよく見られるものです。
メールの署名欄でしたら、これらに加えて部署名や役職、氏名が入ってきます。

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株式会社 校正視点
〒123-4567 東京都新宿区〇〇〇-1-2-3
https://kousei.club
Mail:kousei@shiten.com
Tel:03-3333-〇〇〇〇
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この情報はすべてが重要項目でどれも間違えれば致命的なものです。

今回は、この中でも「ホームページアドレス」と「メールアドレス」の2つに絞って考えていきたいと思います。

この2つはいつもセットで掲載されていることが多いです。
間違っていた場合、どちらがより致命的か?

もちろん、どちらも間違えないことが前提ですが、大きなクレームになる可能性があるのは。。。

1:ホームページアドレス

ホームページアドレスは、クライアントから支給される原稿をもとに作成することがあります。また、実際にその企業のホームページを開いてアドレスをコピーして作ったり、頻度は少ないですが手入力でホームページアドレスを打ち込んで作成したりすることもあります。

ホームページアドレス内には、企業名などが英語で表記されていることも多いいです。このサイトのアドレスもそのようになっています。

アドレスは「https://kousei.club」で「kousei」の部分が「校正」を示しています。

ヘボン式で表記するなら、「u」を入れず「kosei」となりますが、諸事情で「kousei」と表記しています。ただ、「kosei」でも「kousei」でも、どちらの表記もよく見られるものなので特に違和感を抱く人も少ないかと思います。

■ ヘボン式ローマ字とは?

日本語表記をラテン文字表記に転写する際の規則、いわゆるローマ字の複数ある表記法のうち、日本国内および国外で最も広く利用されている方式である。

【出典:Wikipedia_ヘボン式ローマ字】

アルファベット読みになると、2通りの表記(「ち」なら『chi』と『ti』など)があるため、手入力で作成する際には打ち間違えがよく起こります。また、誤ってハイフンが入る場合があります(原因は後述)。

ですが、間違ったままのホームページアドレスが記載されていても、クレームにならず誰にも気づかれずスルーされていることが意外と多いです。

恐らく、その原因はホームページアドレスを直接入力する人が少ないために、間違いが発覚することがないのだと思われます。

ご自身の体験に置き換えてみてください。

雑誌やカタログを見ていて、もっと詳しく知りたいと思った企業や店舗を検索をするとき、例えホームページアドレスが記載されていても、googleやyahooで「企業名」や「店名」を入力して検索することが多いはずです。 

グルメ雑誌なら『店名』と『地域』などで検索すれば、大抵は上位に出てきます。ホームページアドレスが載っていても、わざわざアドレスを直接入力する人はほとんどいないはずです。

また、ホームページアドレスの近くには「QRコード」が添えられていることも多いです。スマホだと、QRコードを読み込んでホームページに行くほうが、直接入力するよりも圧倒的に便利なので、アドレスの間違いに気づきようもありません。

補足:ホームページアドレスにハイフンが入る間違い

英語には、単語をハイフンで繋ぐ複合語があります。

例えば、
editor-in-chief(編集主任) のようなものです。

■ 複合語とは?

別の単語の意味を同時に修飾する複数の単語のかたまり

【出典:Wikipedia_ハイフンより抜粋】

複合語自体は問題ありませんが、「複合語のハイフン」と「自動ハイフネーションのハイフン」が混同されるケースがあります。

自動ハイフネーションは、Wordのような文章ソフトに備わっている機能です。

これは、行末にくる単語が長すぎて区切りが悪くなる場合に、一つの単語を分割して、その間をハイフンでつなぐというものです。

例えば、
atmosphere という単語が行末にきて、行末が揃わなくなった場合。

行末が揃わず見栄えが悪い

見落としの責任 

ハイフネーション処理で調整

見落としの責任

見栄えがよくなるように自動でハイフンが入り改行されます。
(※手動で調整もできます)

このハイフンの意味は、「単語が泣き別れて次の行に入っていますよ」というもので、複合語のハイフンとは意味が違います。

ここで注意しておきたいことが、行末にホームページアドレスがきた場合です。

https://kousei.club を自動ハイフネーション処理すれば次のようになります。

見落としの責任

このときのハイフンを、複合語のハイフンと誤解して見落とすケースが多いです。当然、ハイフンが入った状態だとホームページにつながりません。

このような場合は、自動ハイフネーションでなく任意設定にしてハイフンを入れないようにします。校正者なら、赤字で「トル」の指示を入れないといけません。

校正時の注意点としては、英単語がハイフネーション処理されて入っていたら、それがホームページアドレスやメールアドレスの一部でないか慎重に確認する必要があります。

2:メールアドレス

これもホームページアドレスと同様に、作成する際はクライアントから支給される原稿(名刺など)を使うのが基本です。

企業代表のメールアドレスなら、その企業ホームページを開いて、企業概要のページからメールアドレスをコピーして作成することもあります。

前述したように、ホームページアドレスの場合は直接入力する人が少ないので、仮に間違っていたとしても気づかないことが多いです。

ですが、メールアドレスは直接入力することが多いので、間違っていた場合にはクレームに直結します。

メールアドレスの一部には、氏名が使われていたり意味を成す単語が使用されていたりすることが多いです。そのため、うっかり読み流してしまい見落とすケースがあります。

例えば、

英単語 :□□□company @gggmail.com 
      :□□□campany @gggmail.com

氏名  :tokyotaro @gggmail.com
      :tokyotarou @gggmail.com

一文字でも間違っていれば、もちろん相手にメールは届きません。

届かないのは、まだ不幸中の幸いです。
エラーで返ってくるので間違いに気づきます。

最悪なのは、間違ったアドレスで誰かに届いてしまった場合です。間違って送ってしまった相手に個人情報を知られる可能性があります。コンポライアンス的にも問題です。

間違って送った相手が親切な方なら間違いを指摘してくれる可能性もありますが、そうでない場合は、ずっとメールの返信を待ち続けるということになります。

メールアドレスの間違いは、最悪の場合を想定すれば謝罪だけでは済まされないので細心の注意が必要です。

おわりに

常にセットで扱われる「ホームページアドレス」と「メールアドレス」ですが、少しでも間違うと大きな損害をもたらすのはメールアドレスです。

反面、ホームページアドレスのミスは発覚しづらく間違ったままずっと掲載されているものもよく見かけます。

両方のクレームになる可能性は違いますが、両方とも重要項目です。ダブルチェックは必須です。特にメールアドレスは、何重にも校正をかけておくと安心です。