思考整理

原稿や校正ゲラの管理・保管の仕方

仕事をしていて、日々溜まってくる原稿や校正ゲラ。
いつか整理しようと思いつつも先延ばしになり、うずたかく積まれ、結局は整理されることもなく、年末の大掃除のタイミングで廃棄されていくパターンに……ということもしばしば。

日々溜まる原稿や校正ゲラは、資産かゴミか?

原稿や校正で使用したゲラを資産かゴミのどちらに変えるかは、管理や保管のやり方次第です。どのように管理・保管するかで、得られる効果も変わってきます。

使い終わった校正ゲラは、その仕事が終わった後の振り返りに活かされます。

(1)気づき
作業中は気づかなかったが、後から一歩俯瞰することで見えてくること

(2)改めて再認識させられること
注意事項やクライアントが気にしていたことなど

(3)記憶の定着
作業内容や進行フローなど

(4)マニュアル作成の材料  など

原稿や校正ゲラには、色々な用途があり貴重な材料になりますので、きちんと管理・保管しておいたに越したことはありません。

最初は、面倒でどこから手をつければいいか戸惑うかもしれません。ですが、それをルーチンワークに変えることで、むしろやらない方が何かムズムズしておかしく感じるようになってきます。

また、原稿や校正ゲラの保管は、万一のクレームなどに備えてのエビデンスとなります。ミスは、製作過程で起こったものだけでなく、クライアントの指示が間違っていたということもあります。そのため、後々言った言わないにならないように保管しておくことが必要です。

そのためには、どのように管理・保管するかが肝心です。そこで、自身の事例も踏まえて説明していきたいと思います。

管理の方法は、ツリー思考で

この階層構造の図、これはロジカルシンキングで、思考整理や情報整理に用いられたりします。この図を参考に、原稿や校正ゲラをどのように分類していくかを考えていきます。

ご自身が携わる仕事の役割や媒体によって分類の仕方も違ってくると思います。

最初に分類する大項目としては、以下のようなものがあります。

1.分類(大項目)

・業界別
 (例)教育系、医療系、アパレル系…
・媒体別
 (例)カタログ、月刊誌、週刊誌、社内報、パンフレット…
・クライアント別
 (例)A社、B社、C社…
・製作担当者別
 (例)営業担当A、編集担当B、デザイナー担当C…
・五十音別
 (例)あ行、か行、さ行…

2.注意すること

(1)最初から、細かく分類しない

(2)無理に、分類しようとしない
「これはどこに分類すればいいのかなぁ…」と悩むぐらいなら【その他】の分類項目を作る。

(3)自分がやりすいように徐々に調整していく
(トライ&エラー)
初めから完璧にできる人なんてまずいません。意気込みも大事ですが、肩の力を抜いて徐々に浸透させていくという気持ちが大切です。

原稿や校正ゲラの管理・保管の事例紹介

自分の場合、最初は五十音順にしていましたが、かなり細分化されるため途中で挫折しました…。

そこで、とりあえず整理されず山積みの校正ゲラには手を付けず、これから来るものだけに絞って整理していくことにしました。

それから、色々と紆余曲折あり、今では下のような分類で管理・保管しています。基本的には、用途別(?)に近いのかなと思っています。

① 勉強会用

これは、主に校正スタッフ内で共有するためのものです。新人研修用にも流用したりします。校正していて、いい赤字や疑問出し、よく起こる間違いなどを蓄積しています。

② 定期案件

週・月単位のものです。これは、校正前に、前回校正したものを見直したりするので作業場の近くにおいてあります。

さらに、紙媒体とWebに分けています。最初は、紙もWebも同じ分類でしたが、数年前からWebの定期更新ものが増えたため、紙と分けて管理するようになりました。

③ 新規案件

新規案件は社内でのノウハウ蓄積のため、次回の校正に備えて注意事項をまとめたりします。そのため別枠にしています。

これは一時保存的な役割を果たしており、2~3度校正回数を重ねれば【2.定期案件】か【4.保管】のどちらかに移行します。

④ 保菅

これは、1~3に当てはまらいものです。「その他」のような扱いです。一番物量が多いです。これを整理していくとなると、かなりの時間が費やされますので、ひとまとめにするようにしています。

【要点】
業務に必要なものは管理を徹底し、それ以外のものは一括りといった感じにします。
4の保管は、ある程度まとまったらロッカーの奥にしまいます。

4まで、管理・保管を徹底すると業務を圧迫するため、物件終了ごとにダンボールに整理していくスタイルです。

あとは、段ボールが一杯になったら『2020年8月分』のように記入し、ロッカールームの奥にしまいます。大体一年後を保管期限とし、その期限がきたら廃棄します。

運用は、5Sの思考で

5Sは、誰でも聞いたことがある活動だと思います。運用は、基本この5Sの考えにもとづいて実践しています。これも全てやるとかなりの労力ですので、最初の段階は、1と2の2Sぐらいで十分です。

1.整理
 いらないものを捨てる

2.整頓
決められた物を決められた場所に置き、いつでも取り出せる状態にしておく

3.清掃

常に掃除をする

4.清潔

3S(上の整理・整頓・清掃)を維持し職場の衛生を保つ

5.躾

決められたルール・手順を正しく守る習慣をつける

【出典元:Wikipedia

長続きさせるための心得

上手くいくコツは、変に気合を入れずに、徐々に浸透させていくことです。気軽に、業務の負担にならないようにです。

「今日からやるんだ!」「今月中にやるんだ!」
などと意気込んでいては、必ず途中で挫折します。

また、管理にこだわりすぎてしまうとかえって業務効率が悪くなりますので、過剰な管理にはご注意ください。細かく分類しすぎてしまうと、後々自分で自分を追い込むことになるかもしれません。


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