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Wordで校正校閲：入力ミスも間違いも事前に潰す！
自分で書いた文章ほど、不安なものはないです。
自分で書いたという非常に濃く厚いフィルターがかかっているため、普段ならスグにわかる間違いでも簡単にスルーしてしまいます。
対外的な資料などは校正者に見てもらいますが、社内資料やレポートなどは自分自身でチェックすることがほとんどです。
それが重要な資料になればなるほど見直しの回数が多くなり、一つ間違いを見つけてしまえば、他にもあるんじゃないかという不安がどんどん募ってきます。
自分が書いた文章なんて、何度読んでも不安でしかありません。
でも、そんな不安を少しでも解消するのがデジタルツール。
校正支援のデジタルツールは、有料・無料たくさんあります。
ここでは、身近なソフトの「Word」の校閲機能を紹介したい思います。
知らないと絶対に損です！
Wordの３つの知識だけ知っていれば大丈夫
１．「赤の波線」と「青の二重線」の意味
▼ 文の下に表示される「赤の波線」と「青の二重線」
■ ワードの画面です。
・赤の波線 → 誤字脱字などの可能性が高い箇所
・青の二重線 → 表現のおかしなところや表記が不揃いだと思われる箇所
▼ 「赤の波線」と「青の二重線」を表示させる方法
■「ファイル」タブ⇒「その他」⇒「オプション」⇒「文章校正」へと進みます。
下記赤枠内にチェックを入れます。
これだけで、赤の波線と青の二重線が表示されるようになります。
２．「校閲」機能
▼ 「校閲」機能
「校閲」タブを選択すると「スペルチェックと文章校正」（青枠）があります。
ここをクリックすると、画面右側（緑枠）に文章校正の結果が表示されます。
指摘理由も表示されるので便利です。
３．「文章のスタイル」の設定
▼ 「文章のスタイル」の設定
● ３－１
「ファイル」タブ⇒「その他」⇒「オプション」⇒「文章校正」へ進みます。
『文章のスタイル』の『設定』から詳細な校正項目を設定することができます。
● ３－２
「文章校正の詳細設定」の画面が表示されます。
● ３－３
「文章校正の詳細設定」では、大きく分けて４つの設定が可能です。
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・誤りのチェック
・表現の推敲
・表記の揺れ
・表記の基準
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これらに設定を加えるだけで、Wordの校正レベルを格段に高めることができます。
校正したいと思う項目にチェックを入れます。
▼「文章校正の詳細設定」の一覧です。
不安の解消とブラッシュアップ
このようにWordの校正レベルを高めることにより、ケアレスミスや英単語のスペルミスなどはある程度軽減できます。残念ながら、100％間違いを見つけてくれるほど精度は高くありませんが、やるとやらないとでは大きな違いです。
文章を作成する機会が多い人にとっては必須の機能です。ひと手間加えるだけで、文章の精度は向上します。
さすがにプロの校正者には敵いませんが、入力ミスの不安の解消と文章のブラッシュアップには確実に繋がります。ぜひ一度お試しください。
