エクセル原稿の校正と効率化

編集・進行・校正で役立つエクセル原稿を効率化する小ネタ

ここで紹介するものは、普段のお仕事で原稿をエクセルで支給される、もしくは原稿をエクセルで作るという方に向けての小ネタです。

業務効を率化するのに、高度な関数を覚える必要はありません。簡単な関数や演算子を覚えるだけで十分可能です。

簡単な関数や演算子でも、それらを組み合わせることでできることはたくさんあります。

重要なことは、基礎とその応用だけです。

オートコレクトとは?

Excelには、「オートコレクト」という機能が標準で備わっています。これは、単語登録さえしておけば、どんな単語であれ、強制的に何の文字にでも変換してしまうという超強力な修正機能です。

強力がゆえに煩わしく思う人もいるみたいですが、上手く使えば、入力の手間が省けることもあり、誤字脱字も直してくれます。

ですが、この機能を知らないままだと確実にクレーム発生の原因となります。

試しに、Excelを開いていみてください。
このオートコレクト機能は、標準でONになっています。


(1)

こんにちわ」と入力してみてください。

こんにちわ と入力してEnterキーを押すだけです。
※「こんにち」は誤字です。正しくは「こんにち」です。

「こんにちわ」と入力できましたか?
最後の「わ」が「は」に勝手に置き換わっていませんか?
何度やっても同じです。
こんにち に必ずなります。



(2)
では、続いて、
こんばんわ」と入力してみてください。

※こちらも、最後の「」は「」が正しいです。
これも勝手に「こんばん」に置き換わりませんか?



(3)
さらに、続いて、
hsi」と入力してみてください。

「his」となったと思います。
英語の「彼の」を表す単語「his」に変換されていると思います。



これが、オートコレクトの機能です。
(1)~(3)で入力した3つの単語は、全てオートコレクトに登録されている単語です。下のように、誤りと思われる文字が入力されたら、正しい文字に強制的に変換されるようになっています。

-----------------------------------------
【誤り】     【正しい】
「こんにち」 ⇒「こんにち
「こんばん」 ⇒「こんばん
「hsi」 ⇒「his
-----------------------------------------


オートコレクトは、
「ファイルタブ」⇒一番下の「オプション」⇒「文章校正」の中にあります。
(※Wordの画面ですが、Excelでも同様です)


オートコレクトの画面です。
単語が掲載されている箇所の一番下に、
「こんにちわ」 ⇒「こんにちは」
「こんばんわ」 ⇒「こんばんは」があります。


「hsi」⇒「his」もあります。


オートコレクトに登録されている単語は、ほとんどが英語です。日本語は「こんにちは」「こんばんは」の2つだけです。

そのため、普段英文をメインで入力する人は、入力間違いをしていてもオートコレクトが勝手に直してくれているため、知らないうちにその恩恵にあずかっています。

知らないにうちにクレームにつながるかも?

企業名、商品品番など、意味をなさないアルファベットの組み合わせは要注意。

例えば、
「HSI株式会社」という企業があった場合。

「HSI」の部分を、オートコレクトが「HIS(彼の)」の誤入力だと思い、強制的に「HIS株式会社」に変換してしまう恐れがあります。

英語の頭文字だけを取って、表記する企業名は多く存在します。
オートコレクトに登録されている英単語は非常に多いので、どのアルファベットの組み合わせが変換されてしまうのか覚えきれません。

商品品番も同様。
品番も意味をなさないアルファベットの組み合わせの場合がほとんどです。
例えば、
「BVE」は「BE」に、
「CNA」は「CAN」変換されてしまいます。

オートコレクトは解除する!

オートコレクトの機能は、便利なところもあります。ですが、企業名や商品品番など、アルファベットの組み合わせはよく使うもので、勝手に変更されるとクレームのもとです。

そのため、リスクマネジメント的にも設定を解除しておくことをおすすめします。


オートコレクトの解除
赤枠内のチェックを外すだけです。