編集・進行・校正で役立つエクセル原稿を効率化する小ネタ
ここで紹介するものは、普段のお仕事で原稿をエクセルで支給される、もしくは原稿をエクセルで作るという方に向けての小ネタです。
業務効率化するのに、高度な関数を覚える必要はありません。簡単な関数や演算子を覚えるだけで十分可能です。
簡単な関数や演算子でも、それらを組み合わせることで出来ることはたくさんあります。
重要なことは、基礎とその応用だけです。
今日という日を教えてくれる関数 「TODAY」
今回は、今日の日付を知る関数です。
これは、エクセルを開くたびに日付を更新してくれ、今日の日付を表示してくれます。
ひと手間加えるだけで、応用もきくので是非試してみてください。
TODAY関数の使い方
１-１. TODAY関数を入力します。
- 「B2」のセルを選択
- 「＝」を入力
- 「TODAY()」と入力
⇒ 数式は「=TODAY()」となります。
※数式バーにも同じ「＝TODAY()」が表示されます。
セルを選択してから、数式バーに直接数式を入力してもOKです。
数式バーは、後半でも使うので覚えておいてください。
１-２．Enterを押します。
B2のセルに「今日の年月日」が表示されます（※作成時は2019年10月1日でした）。
１-３．表示形式を変えたいとき。
「2019/10/1」を「2019年10月1日」に変えます。
B2のセルを選択して右クリック → メニュー内の「セルの書式設定」をクリックします。
１-４．
「１-３」の別のやり方。
ホームタブのリボン内の「書式」を選択→
プルダウンメニューの「セルの書式設定」をクリックしても同じです。
１-５．
「１-３」or「１-４」で、「セルの書式設定」を選択したら、表示形式の「日付」を選択します。
種類の欄に、表示形式がたくさん出てきます。
ここでは「年月日」表記を選んでみます。下の「OK」をクリック。
１-６．
「2019/10/1」の表記が「2019年10月1日」に変わりました。
応用 ～他の日付を作成～
２-１．
このTODAY関数をもとに、他の日付も簡単に作成できます。
- 「B3」のセルを選択
- 「＝」を入力
- 「B2」のセルをクリック
- 「+１」と入力
⇒ 数式は「=B2+１」となります。
※数式の意味は、今日の日付（B2）に、１日足して欲しい（+１）ということです。
２-２．
結果の表示は、
「2019年10月1日」に「1日」足したので、
「2019年10月2日」になります。
２-３．
「B3」のセルを選択
B3を囲む緑枠の右下に緑の四角「■」があります。
そこにカーソルを合わせると、カーソルが「黒い十字」に変わります。
「黒い十字」を下にドラッグしていきます。
２-４．ドラッグした結果です。
このように、一つの数式を利用して、そこから簡単に応用できるのが、Excelのいいところです。そのため、難解な関数を覚えなくても、簡単な関数の組み合わせで何とでもなります。
数式の消し方
このTODAY関数は、Excelを開くたびに、開いたその日の日付に更新してくれます。
前の応用の例で説明すると、作成した日が、2019年10月1日でしたので、2019年10月1日と表示されています。
このExcelを2019年11月1日に開けば、「2019年10月1日」の部分が、「2019年11月1日」に更新されます。
そのため、以降の日付も変更されて、次のようになります。
2019年11月1日
2019年11月2日
2019年11月3日
：
：
そこで、作った日付を更新されたくない場合は、数式を削除します。
これは、TODAY関数だけでなく、Excelを扱う上で知っておくべき重要な手順ですので是非覚えておいてください。
３-１.
・数式が入っている箇所を選択します。
・「Ctrl＋C」を押します。周りの緑の枠線が破線に変わります。
・ 続いて「Ctrl＋V」を押します。
・ すると、選択範囲の右下に、フォルダマークが表示されます。
・ それをクリックすると下の画面ように「貼り付けのオプション」が表示されます。
・「値の貼り付け」の一番左のアイコンを選択します。（右下に123と表示されているもの）
ここでは、まだ右上の数式バーに、数式「＝TODAY()」が表示されています。
３-２．
「３-１」の別のやり方。
・「Ctrl＋C」→「Ctrl＋V」をした状態で、右クリック。
・「形式を選択して貼り付け」の右側の矢印をクリックすると、
「３-１」と同じ画面が表示されます。
３-３．
・「値の貼り付け」の一番左のアイコンをクリックした状態です。
・ 右上の数式バーが、文字情報に変わっています。
3-１では「＝TODAY()」でしたが「2019/10/1」になっています。
注）「年月日」表記が「/」表記になっているのは、「1-5」と「1-6」で表記を変更したからです。
おわりに
TODAY関数は、そのままでは使い道は限定されますが、色々と応用がききます。知っておいたら便利です。
ただ、「数式の削除方法」だけは、必ず覚えておきましょう。数式が入っているかどうかは、該当のセルを選択して、数式バーを見るとわかります。
また、数式タブのリボン内の「数式の表示」をクッリクするとシート内の数式がすべて表示されます。
数式が残っていると、行や列を削除したときに、エラーが出る場合があります。
