編集・進行・校正で役立つエクセル原稿を効率化する小ネタ
ここで紹介するものは、普段のお仕事で原稿をエクセルで支給される、もしくは原稿をエクセルで作るという方に向けての小ネタです。
業務効率化するのに、高度な関数を覚える必要はありません。簡単な関数や演算子を覚えるだけで十分可能です。
簡単な関数や演算子でも、それらを組み合わせることで出来ることはたくさんあります。
重要なことは、基礎とその応用だけです。
校（くら）べてくれる演算子⇒「＝」
今回は、セルとセルとの比較です。
前回に続いて、すごく簡単です。１分で覚えれらます。
「＝」は名前の通り、セルとセルがイコール（同じ）かを教えてくれます。
同じ（真）であれば ⇒ 『TRUE』が表示されます。
違って（偽）いれば ⇒ 『FALSE』が表示されます。
「=」は、セル内の文字情報のみを比較してくれます。
なので、色やフォント、級数などの情報は比較してくれません。
１-１. TRUE（同じ）の例
C列とD列のアルファベットの比較をしたいと思います。
１-２．結果を表示したいセルを選択(ここではE４）
(※行番号が見切れてしまっていて、申し訳ありません…)
・「＝」を入力
・「C4」のセルを選択
・「＝」を入力
・「D4」のセルを選択
⇒数式は「=C4=D4」となります。
１-３．あとは、Enterボタンを押すだけです。
E4のセルに、比較結果が表示されます。
ここでは「TRUE」が表示されましたので、セルの情報は同じということになります。
2-１. FALSE（違う）での例
※分かりやすいように、違うカ所には色を付けています。
2-2. 数式を入力（「1-２」と同様）
2-３．Enterボタンを押すと、比較結果が表示されます。
「FALSE」が表示されましたので、セルの情報は違うということになります。
【こんなときに便利】
文字数が大量にある、行数が多いときなどは、「＝」を使った方が、正確かつ効率化できます。
例えば、下のようなとき。
文字数も行数も多く、目視で確認するのは大変です。
※分かりやすいように、違うカ所には色を付けています。
【応用例】
たとえば、クライアントから同じようなデータが２つ送られてきた場合、
どのセルが違うのかを探るときに便利です。
3-1．ここでは、前回紹介した「＆」も使って、比較していきたいと思います。
まずは、２つのデータを横に並べます。便宜上、旧データ、新データと名付けています。
3-2. データが2列に分かれているため、まずは「＆」を使って一つに結合します。
3-3. 結合して、下へドラッグした状態です。
3-4. 同様の手順で、新データも結合してドラッグしましょう。
3-5. ここで「=」の登場です。
1-2の手順を参考に、今度は結合された、F列とH列を比較します。
3-6. 下へドラッグした状態です。
3-7. 「FALSE」と表示された行に、旧データと新データとで、
情報が違っているカ所があることが分かります。
おわりに
デメリットとしては、セルの情報が違うのは分かりますが、どの部分までかは特定できないことです。
ただ、違っているということだけでも分かれば、大分効率化できます。
二つのExcelデータを簡単に比較できるソフトに、フリーですが非常に優秀な「WinMerge」というものがあります。操作も簡単ですので、是非お試しください。
