編集・進行・校正で役立つエクセル原稿を効率化する小ネタ
ここで紹介するものは、普段のお仕事で原稿をエクセルで支給される、もしくは原稿をエクセルで作るという方に向けての小ネタです。
業務を効率化するのに、高度な関数を覚える必要はありません。簡単な関数や演算子を覚えるだけで十分可能です。
簡単な関数や演算子でも、それらを組み合わせることでできることはたくさんあります。
重要なことは、基礎とその応用だけです。
校（くら）べてくれる演算子⇒「＝」
今回は、セルとセルとの比較です。
前回に続いて、すごく簡単です。１分で覚えられます。
「＝」は名前の通り、セルとセルがイコール（同じ）かを教えてくれます。
同じ（真）であれば ⇒ 『TRUE』が表示されます。
違って（偽）いれば ⇒ 『FALSE』が表示されます。
「=」は、セル内の文字情報のみを比較してくれます。
なので、色やフォント・級数などの情報は比較してくれません。
１：基本編（TRUE）
１-１. TRUE（同じ）の例
C列とD列のアルファベットの比較をしたいと思います。
１-２．結果を表示したいセルを選択(ここではE４）
(※行番号が見切れてしまっていて、申し訳ありません……)
・「＝」を入力
・「C4」のセルを選択
・「＝」を入力
・「D4」のセルを選択
⇒数式は「=C4=D4」となります。
１-３．あとは、Enterボタンを押すだけです。
E4のセルに、比較結果が表示されます。
ここでは「TRUE」が表示されたので、セルの情報は同じということになります。
２：基本編（FALSE）
2 -１. FALSE（違う）での例
※分かりやすいように、違うカ所に色を付けています。
2 - 2. 数式を入力（「1 -２」と同様）
2 -３．Enterボタンを押すと、比較結果が表示されます。
「FALSE」が表示されたので、セルの情報は違うということになります。
【こんなときに便利】
文字数が大量にある、行数が多いときなどは、「＝」を使った方が、正確かつ効率化できます。
例えば、下のようなとき。
文字数も行数も多く、目視で確認するのは大変です。
※分かりやすいように、違うカ所に色を付けています。
３：応用編
【応用例】
たとえば、クライアントから同じようなデータが２つ送られてきた場合、
どのセルが違うのかを探るときに便利です。
3 - 1．ここでは、演算子の「＆」も使って、比較していきたいと思います。
【関連記事】> 結合する演算子⇒「＆」
まずは、２つのデータを横に並べます。
便宜上、「旧データ」「新データ」と名付けています。
3 - 2. データが2列に分かれているため、まずは「＆」を使って一つに結合します。
3 - 3. 結合して、下へドラッグした状態です。
3 - 4. 同様の手順で、新データも結合してドラッグします。
3 - 5. ここで「=」の登場です。
1 - 2の手順を参考に、結合されたF列とH列を比較します。
3 - 6. 下へドラッグします。
3 - 7. 「FALSE」と表示された行に、旧データと新データとで、情報が違っているカ所があることが分かります。
おわりに
デメリットとしては、セルの情報が違うのは分かりますが、どの部分までかは特定できないことです。
ただ、違っているということだけでも分かれば、大分効率化できます。
二つのExcelデータを簡単に比較できるソフトに、フリーですが非常に優秀な「WinMerge」というものがあります。操作も簡単ですので、是非お試しください。
