エクセル原稿の校正と効率化

編集・進行・校正で役立つエクセル原稿を効率化する小ネタ

ここで紹介するものは、普段のお仕事で原稿をエクセルで支給される、もしくは原稿をエクセルで作るという方に向けての小ネタです。

業務効率化するのに、高度な関数を覚える必要はありません。簡単な関数や演算子を覚えるだけで十分可能です。

簡単な関数や演算子でも、それらを組み合わせることで出来ることはたくさんあります。

重要なことは、基礎とその応用だけです。

校(くら)べてくれる演算子⇒「=」

今回は、セルとセルとの比較です。
前回に続いて、すごく簡単です。1分で覚えれらます。


「=」は名前の通り、セルとセルがイコール(同じ)かを教えてくれます。

同じ(真)であれば ⇒ 『TRUEが表示されます。
違って(偽)いれば ⇒ 『FALSE』が表示されます。

注意

「=」は、セル内の文字情報のみを比較してくれます。
なので、色やフォント、級数などの情報は比較してくれません。

1-1. TRUE(同じ)の例

C列とD列のアルファベットの比較をしたいと思います。





1-2.結果を表示したいセルを選択(ここではE4)
(※行番号が見切れてしまっていて、申し訳ありません…)

・「=」を入力
・「C4」のセルを選択
・「=」を入力
・「D4」のセルを選択
 ⇒数式は「=C4=D4」となります。





1-3.あとは、Enterボタンを押すだけです。

E4のセルに、比較結果が表示されます。
ここでは「TRUE」が表示されましたので、セルの情報は同じということになります。

2-1. FALSE(違う)での例
   ※分かりやすいように、違うカ所には色を付けています。


 


2-2. 数式を入力(「1-2」と同様)





2-3.Enterボタンを押すと、比較結果が表示されます。
「FALSE」が表示されましたので、セルの情報は違うということになります。



【こんなときに便利】

文字数が大量にある、行数が多いときなどは、「=」を使った方が、正確かつ効率化できます。

例えば、下のようなとき。
文字数も行数も多く、目視で確認するのは大変です。
※分かりやすいように、違うカ所には色を付けています。

【応用例】

たとえば、クライアントから同じようなデータが2つ送られてきた場合、
どのセルが違うのかを探るときに便利です。


3-1.ここでは、前回紹介した「&」も使って、比較していきたいと思います。
まずは、2つのデータを横に並べます。便宜上、旧データ、新データと名付けています。





3-2. データが2列に分かれているため、まずは「&」を使って一つに結合します。





3-3. 結合して、下へドラッグした状態です。





3-4. 同様の手順で、新データも結合してドラッグしましょう。





3-5. ここで「=」の登場です。
1-2の手順を参考に、今度は結合された、F列とH列を比較します。
 




3-6. 下へドラッグした状態です。





3-7. 「FALSE」と表示された行に、旧データと新データとで、
情報が違っているカ所があることが分かります。

おわりに

デメリットとしては、セルの情報が違うのは分かりますが、どの部分までかは特定できないことです。

ただ、違っているということだけでも分かれば、大分効率化できます。

二つのExcelデータを簡単に比較できるソフトに、フリーですが非常に優秀な「WinMerge」というものがあります。操作も簡単ですので、是非お試しください。