エクセル原稿の校正と効率化

編集・進行・校正で役立つエクセル原稿を効率化する小ネタ

ここで紹介するものは、普段のお仕事で原稿をエクセルで支給される、もしくは原稿をエクセルで作るという方に向けての小ネタです。

業務を効率化するのに、高度な関数を覚える必要はありません。簡単な関数や演算子を覚えるだけで十分可能です。

簡単な関数や演算子でも、それらを組み合わせることでできることはたくさんあります。

重要なことは、基礎とその応用だけです。

ROW関数とは?

MicrosoftのホームページではROW関数について、
------------------------------------------------------------------------
=ROW()     →数式が入力されている行の行番号を調べます
=ROW(C10) →指定したセル参照の行番号を調べます
------------------------------------------------------------------------
と記載されていますが、小難しい説明は抜きにしてとりあえずやってみましょう。誰でも簡単にできますので。

ROW関数の実例

1-1. 表の左側に連番が振られているものは、よく見ると思います。

このB列の番号(1~15)を、ROW関数を使って自動で表示させていきたいと思います。





1-2. 
その前に、B列に直接数字が入力されている場合を少し説明します。
No.4を削除したとき。





1-3. 
No.4はなくなり「No.3」から「No.5」に番号が飛んでしまいます。





1-4 
そのため、また新しく手作業で番号を振り直す必要があります。



このように、セルに数字が直接入力されているものは、行を削除した場合、その都度連番を手作業で直していく必要があります。
場合によっては、番号を直し忘れるということも起こりえます。


1-5. 
ここで、ROW関数の出番です。「B3」のセルにROW関数「=ROW()」を入力します。

ROW関数は、そのセルが一番上のセルから数えて何番目の位置にいるか(=行番号)を教えてくれます。





1-6. 
そのままROW関数を入力するだけだと、B3のセルは上から数えて3行目なので、「3」と表示されてしまいます。





1-7. 
そこで、ROW関数に「上の2行は連番と関係がないこと」を教えてあげます。

つまり「-2」をROW関数の後ろに付け加えます。





1-8. 
すると、「1」と表示されます。





1-9. 
あとは、その数式をコピーするだけです。





1-10. 
では、1-2と同様に「No.4」を削除したいと思います。





1-11. 
今度は、行を削除しても自動でROW関数が連番を振り直してくれます。




以上で終わりです。

非常に簡単にできます。しかも、連番が振られている表はたくさんあると思いますので、実用出来る機会も多いと思います。

おわりに

上記は「削除」の例でしたが、行の「移動」の場合でもこのROW関数はちゃんと機能してくれます。ROW関数は使用頻度が高いため、すぐにでも実践で使える非常に便利な関数です。

ROW関数は、行番号(上から数えての位置)を教えてくるものでしたが、列番号(横から数えての位置)を教えてくれるCOLUMN関数というものもあります。


Microsoftのホームページに詳しい説明がありますが、基本はROW関数と同じ考え方です。
【参考≫ COLUMN関数