校正・校閲で使えるエクセルスキル:連番を自動で振り直してくれる関数「ROW」

編集・進行・校正で役立つエクセル原稿を効率化する小ネタ

ここで紹介するものは、普段のお仕事で原稿をエクセルで支給される、もしくは原稿をエクセルで作るという方に向けての小ネタです。

業務を効率化するのに、高度な関数を覚える必要はありません。簡単な関数や演算子を覚えるだけで十分可能です。

簡単な関数や演算子でも、それらを組み合わせることでできることはたくさんあります。

重要なことは、基礎とその応用だけです。

連番を自動で振り直してくれる関数「ROW

MicrosoftのホームページではROW関数について、
------------------------------------------------------------------------
= ROW()     →数式が入力されている行の行番号を調べます
= ROW(C10) →指定したセル参照の行番号を調べます
------------------------------------------------------------------------
と記載されています。説明は、小難しいですが誰でも簡単にできます。

ROW関数の使い方

1.
次のような連番が振られている表をよく見かけると思います。このB列の番号(1~15)を、ROW関数を使って自動で表示させていきたいと思います。

2.
その前に、B列に直接数字が入力されている場合を少し説明します。
No.4を削除したとき。

3.
No.4はなくなり「No.3」から「No.5」に番号が飛んでしまいます。

4.
そのため、また新しく手作業で番号を振り直す必要があります。

このように、セルに数字が直接入力されているものは、行を削除した場合、その都度連番を手作業で直していく必要があります。場合によっては、番号を直し忘れるというミスも起こりえます。

5.
ここで、ROW関数の出番です。
「B3」のセルにROW関数「=ROW()」を入力します。

ROW関数は、そのセルが一番上のセルから数えて何番目の位置にいるか(=行番号)を教えてくれます。

6.
そのままROW関数を入力するだけでは、B3のセルは上から数えて3行目なので、「3」と表示されてしまいます。

7.
そこで、ROW関数に「上の2行は連番と関係がないこと」を教えてあげます。
つまり「-2」をROW関数の後ろに付け加えます。

8.結果、「1」と表示されます。

9.あとは、その数式をコピーするだけです。

10.次に、と同様に「No.4」を削除したいと思います。

11.次のように、行を削除しても自動で連番が振り直されます。

以上で終了です。

非常に簡単にできます。しかも、連番が振られている表はたくさんあります。実用できる場面も多いです。

おわりに

前述したものは「削除」の例でしたが、行を移動した場合でも、このROW関数はちゃんと機能します。ROW関数は使用頻度が高いため、すぐにでも実践で使える非常に便利な関数です。

ROW関数は、行番号(上から数えての位置)を教えてくるものでしたが、列番号(横から数えての位置)を教えてくれるCOLUMN関数というものもあります。

Microsoftのホームページに詳しい説明がありますが、基本はROW関数と同じ考え方です。
【参考> COLUMN関数