コミュニケーションツールを活かすポイント

身近なツールを活用

メールを打っていて、文字だけで伝えることの難しさを一度は経験したことがあるのではないでしょうか。

誤解を生んだり、意図がうまく伝わらなかったり、受け取った際も何を言いたいのか要点が掴めなかったりとか、色々あると思います。

社会に出れば、メールのやり取りが学生時代に比べて格段に増えます。朝出勤したら、メールが数十件届いていたりするのは普通です。

また2~3日出張に行っていたら、メールが100件以上も溜まっていることもあります。

数件のメールだけでしたら問題ありませんが、一日に数十件のメールが来る人は大変でしょう。それを読むだけでも一苦労ですが、緊急度の高いもの、重要なメールでしたら、対処する時間もそれなりにかかります。

また、一つ一つのメールを熟読するほど時間に余裕がなく、全てのメールに返信することも難しいかもしれません。

当然、メールのチェックだけが本業ではないので、仕事の相談を持ち掛けられたり、会議や外出があったりすれば、返信することすらも忘れてしまうということも、よくあると思います。

さらに、メールの送り間違いも心配です。社内間ならまだ問題ないですが、クライアントや社外の方に間違って送ってしまうと、コンポライアンス的に問題ですし、一大事になりうることだってあります。

このような問題に対して、ほとんどの人が、送信者や件名により「フォルダの振り分け設定」をしていたり、返信文も「定型文」で用意していたり、「自動返信」や「CCに関与者を入れる」など、それなりの対処をしていると思います。

また、メールを読む際も、重要でないものは「文面の最初と最後」だけを見て、中身はさらりと目を通すだけとか、返信も重要なメールだけにするなど、いろいろ独自に工夫されているかと思います。

要点を伝えるポイント

自分がメールを送る側になった場合、何に気をつけているか?

自分の言いたいことを書くだけでなく、送る相手側の「時間」は大切にしていますか?

相手側が、非常に忙しいという前提でメールを送るよう心掛けてみれば分かりやすいです。どのようなメールを送れば、相手側が対処しやすいかを考えてあげることが大切です。

自分の効率化だけでなく、相手側の効率化も考えてあげるのも「働き方改革」の一つです。


▽3つのポイント

(1)メールのタイトルだけ見れば、大体の要件が分かるようにする。


(2)【要返信】【返信不要】【至急】などタイトルに付けて優先順位を分かりやすくする。

(3)まず結論から先に述べる。それを補足していくという文章構成にする。

・補足事項が、何点あるのか先に個数を述べる。
→例えば、『こういう結論にいたった経緯を「3点」説明させていただきます』というように。これで、相手側は頭の中で順序だてて整理しやくなります。

ワンセンテンスワンメッセージを心掛ける。
→言いたいことを詰め込めすぎると、要点が薄まり相手に伝わりづらくなります。

相手側の時間

コミュニケーションツール」とネットで検索してみれば、幾つもでてきます。

このようなコミュニケーションツールを積極的に導入している企業も増えてきています。

共有、効率化を目的としたコミュニケーションツールは、様々なものが開発されており、単にコミュニケーションのやり取りだけでなく、スケジュールやデータの共有なども容易に出来るものがほとんどです。

有料版でも体験版がありますので、社内の複数人のメンバーで試してみてみるのもいいと思います。

実際使ってみて良かったものに【Slackというものがあります。無料体験版を数人で試し、うまく社内にハマり有料版にシフトしました。

セキュリティ面も安心で、プロジェクト単位の仕事の情報共有などに重宝しております。

『相手の時間を大切にする』ということを念頭においてメールを送ってみてると、今までの伝え方も変わってくると思います。自分が気を付けた分だけ、相手にも伝わりやすくなります。

「相手の時間を大切にする」という言葉が、抽象的でわかりづらいというときは、『自分はこうされたら分かりやすい(読みやすい)』、『自分だったらこうしてもらえると嬉しい』ということを念頭に置いてから、自分と相手を置き換えてメールを送るといいと思います。