デジタル校正

デジタル校正入門：文章の表記や体裁を自動で変更する［エクセル編］

39分47秒
デジタル校正エクセル

デジタル校正の入門［エクセル編］

校正の世界でもデジタル化の波は年々進んでいますが、まだ人に置き換わるツールは存在しません。現在の校正に関するデジタルツールは、部分部分で活用することで、その効果を最大に発揮できるものがほとんどです。

そんなデジタルツールですが、有料のソフトを購入したり、ネットでフリーソフトを探したりしなくても、自分で作ることができます。自分で作るといってもそんなに難しくはありません。


ここではエクセルのマクロを使用しますが、マクロといってもコードをあらかじめ用意していますので、コピペと文字入力さえできれば、誰でも簡単にできます。

非常にシンプルなマクロですので、マクロを全く知らないという方でも、すぐに自分用にカスタマイズすることが可能です。


このマクロを使えば、表記ゆれや体裁の修正が一括でできます。エクセルの完全一致で検索置換するので精度は100%です。ひと手間かけるだけで、後工程の負荷を軽減することが可能になります。

まずは、自分で作ってみて『こんなことができるのか』と実感してみてください。

すぐに活用する機会がなくとも、知識だけでも頭に入れておいて、自分の業務で使える部分はないか探してみてください。

１：体裁を整える（全角英字を半角に直す）

最初は、体裁の一括修正を行います。これだけ覚えておくだけでも、ここで紹介するマクロの使い方の８割ぐらいを知ることができます。


【準備】

まずは、エクセルで新しいブックを作成します。もしくは、既存のブックをコピーしたものを用意してください。

マクロを使って修正したものは「Ctrl+z」で取り消しができません。また、他に開いているエクセルブックがあれば、それにもマクロが適用されますので閉じておいてください。


▼ ここから順を追って、全角の英字を半角に自動で直す説明をしていきます。


［１］

どこのセルでも大丈夫ですので、全角で「ＡＢＣ」と入力してください。
その下に、半角で「ABC」と入力します（※これは単に比較用です）。

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■ ここで入力した全角の「ＡＢＣ」を、自動で半角の「ABC」に修正できるように設定します。


［２］

「表示」タブ⇒「マクロ」⇒「マクロの表示」と進みます。

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［３］

マクロの表示をクリックすると、下の画面が出てきます。

デジタル校正エクセル


［４］

「マクロ名」の欄に今から作るマクロの名前を入力します。何でも大丈夫ですが、ここでは『全角英字を半角に』とします。その後、作成ボタンを押してください。


■ 青枠の「マクロの保存先」は、デフォルトで「開いているすべてのブック」となっています。他にブックを開いていると、そのブックにもマクロが保存されます。他のブックが閉じているか再度確認してください。
※もしくは、プルダウンから保存先のブックを選ぶことができます。


［５］

マクロの編集画面です。

デジタル校正エクセル
この画面の『Sub 全角英字を半角に()』と『End Sub』の間の行に、下のコードをコピペします。
※Windows用です。

    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ａ", Replacement:="A", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｂ", Replacement:="B", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｃ", Replacement:="C", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False

▼ コードについての説明


コードは、３つのブロックで構成されています。○と○の部分以外は３つともすべて同じです。

（１）～（３）は、すべて同じ動きをするコードです。
（１）を見てみると、全角の「Ａ」を検索して、半角の「A」に置き換えるという指示です。
（２）（３）も同様です。

［６］

コピペし終えたら、右上の「×」ボタンで一旦画面を閉じてください。自動で保存されます。

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［７］

再度、「マクロの表示」からマクロの画面を表示させます。

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［８］

あとは、「実行」を押すだけです。
これで（１）で入力した全角の「ＡＢＣ」が半角に変わります。

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［９］

結果です。
比較用に入力した半角の「ABC」と同じものになっているはずです。

デジタル校正エクセル


基本的な手順はこれで終了です。

ここでは、ABCの３文字だけでしたが、記事の最後に『全角の英数字を半角に直すコード』の完全版を用意していますので、この手順て試してみてください。

少し手間をかけるだけで、全角の英数字が何千文字あっても、一瞬で半角に修正することができます。さらに、全角半角の混在は英数字だけではありませんので、記号類などにも応用して使えます。

２：ショートカットキーでさらに便利に

ここからは応用です。応用といっても、コピペと部分的な文字修正をするだけです。

▼ ショートカットキーの設定をしてさらに手順を省力化します。


［１］

「マクロの表示」から、マクロの画面を表示させます。
「オプション」を選択します。

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［２］

「ショートカットキー」の欄に「q」と入力します（※「q」以外でも大丈夫です）。
これでショートカットキーの設定ができます。
「OK」を押して画面を閉じてください。

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［３］

再度、全角の「ＡＢＣ」と入力してください。
あとは、設定したショートカットキーの「Ctrl+q」を押すだけです。

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［４］

結果です。
これで、マクロの画面を開いて「実行」ボタンを押さなくても修正することができます。

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３：表記を修正する１

▼ エクセルで、文章の入力するという方は少ないかもしれませんが、このマクロで文章の表記を修正することもできます。


［１］

「マクロの表示」から、マクロの画面を表示させます。
「編集」を選択します。

デジタル校正エクセル


［２］

マクロの編集画面が表示されます（※最初にコードをコピペした画面です）。

ここで以下の部分の文字を修正してください。
--------------------------------------------------
・赤枠の全角の「Ａ」を「下さい」に修正
・青枠の半角の「A」を「ください」に修正
--------------------------------------------------
→これで「下さい」を「ください」に修正するコードができます。
修正できたら、右上の「×」ボタンで画面を閉じます。自動で保存されます。


デジタル校正エクセル


［３］

シートに「下さい」と入力してください。
あとは、ショートカットキーの「Ctrl+q」を押すだけです。

デジタル校正エクセル


［４］

結果です。
「下さい」が「ください」に置き換わります。

デジタル校正エクセル

この要領で、任意の文字の置き換えができます。

４：表記を修正する２

▼ ここからは、「下さい」と「ください」の応用です。


［１］

「マクロの表示」⇒「編集」と進み、「マクロの編集画面」を開きます。
赤枠の部分を下にコピペします。
※「Ｂを置換するコード部分」と「Cを置換するコード部分」です。

デジタル校正エクセル


［２］

「下さい」と「ください」に修正した手順で以下の文字に修正します。
----------------------------------------
□頂く　　　⇒　　□いただく
□又は　　　⇒　　□または
□一つづつ　⇒　　□一つずつ
□内臓　　　⇒　　□内蔵
----------------------------------------
修正できたら、右上の「×」ボタンで画面を閉じます。自動で保存されます。




［３］

シートに「下さい」「頂く」「又は」「一つづつ」「内臓」と入力します。
あとは、「Ctrl+q」を押すだけです。

 


［４］

結果です。
すべての文字が、置き換わっていると思います。



このようにコードの一部を修正するだけで、どんな文字にも置き換えることができます。

５：気を付けておきたいこと

▼ 気を付けておきたいことは２点です。


（１）マクロで行った修正は強制的に上書き保存されますので「Ｃtrl+z」で取り消しができません。そのため、ブックを複製してから作業を行ってください。

（２）複数のエクセルブックを開いていると、他のブックにもマクロが適用されます。マクロを使用する場合は、他のブックを閉じておいてください。

この2点さえ気を付けておけば、あとは何の問題もなく簡単に、文章の表記や体裁を自動で変更できます。

▼ デジタル校正について、さらに興味のある方は以下を参照してみて下さい。

（１）デジタル校正ソフトウェア（PDF比較）「Proof Checker PRO」
・動画解説、デモ版がダウンロードできます。
　【公式サイト】> こちら

（２）文章校正支援ツール Just Right!6 Pro
・体験版がダウンロードできます。
　【公式サイト】> こちら

６：全角英数字を半角にするコード

▼ 前半で紹介したコードの完全版です。使用手順は（１）～（９）と全く同じです。


■ このコードで修正できること
（１）全角のａ～ｚを半角にする
（２）全角のＡ～Ｚを半角にする
（３）全角数字０～９を半角にする

※見やすくするために「 ' 」を入れていますが、あってもなくても機能しますので削除しても大丈夫です。

    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ａ", Replacement:="a", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｂ", Replacement:="b", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｃ", Replacement:="c", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｄ", Replacement:="d", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｅ", Replacement:="e", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｆ", Replacement:="f", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｇ", Replacement:="g", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｈ", Replacement:="h", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｉ", Replacement:="i", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｊ", Replacement:="j", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｋ", Replacement:="k", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｌ", Replacement:="l", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｍ", Replacement:="m", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｎ", Replacement:="n", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｏ", Replacement:="o", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｐ", Replacement:="p", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｑ", Replacement:="q", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｒ", Replacement:="r", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｓ", Replacement:="s", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｔ", Replacement:="t", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｕ", Replacement:="u", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｖ", Replacement:="v", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｗ", Replacement:="w", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｘ", Replacement:="x", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｙ", Replacement:="y", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="ｚ", Replacement:="z", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=True, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ａ", Replacement:="A", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｂ", Replacement:="B", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｃ", Replacement:="C", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｄ", Replacement:="D", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｅ", Replacement:="E", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｆ", Replacement:="F", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｇ", Replacement:="G", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｈ", Replacement:="H", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｉ", Replacement:="I", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｊ", Replacement:="J", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｋ", Replacement:="K", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｌ", Replacement:="L", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｍ", Replacement:="M", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｎ", Replacement:="N", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｏ", Replacement:="O", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｐ", Replacement:="P", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｑ", Replacement:="Q", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｒ", Replacement:="R", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｓ", Replacement:="S", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｔ", Replacement:="T", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｕ", Replacement:="U", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｖ", Replacement:="V", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｗ", Replacement:="W", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｘ", Replacement:="X", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｙ", Replacement:="Y", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="Ｚ", Replacement:="Z", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="１", Replacement:="1", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="２", Replacement:="2", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="３", Replacement:="3", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="４", Replacement:="4", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="５", Replacement:="5", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="６", Replacement:="6", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="７", Replacement:="7", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="８", Replacement:="8", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="９", Replacement:="9", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False
'
    Cells.Select
    Selection.Replace What:="０", Replacement:="0", LookAt:=xlPart, _
        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
        ReplaceFormat:=False