校正のWチェックリスト

校正・校閲のダブルチェックの効果/確認項目/チェックリストの運用

1:ダブルチェックの効果

校正作業もデジタル化になりつつありますが、まだまだ人の目に頼ることが多いです。

校正ソフトを使っても、完全に人の校正・校閲作業を置き換えることは現段階ではできません。どこかで人の目で確認する部分が出てきます。

人のする作業には、常にヒューマンエラーがつきまといます。些細なミスが致命的な問題に発展する恐れもあります。

そういう場面では、ダブルチェックが重要な役割を果たすことになります。


校正でのダブルチェックの役割は、見落としを防ぐというイメージが強いですが単にそれだけではありません。他にも効果があります。


・書き間違いを防ぐ効果

本にも掲載されているほど、次のような書き間違いはよくあります。

校正のWチェックリスト 校正のWチェックリスト
【出典:日本エディタースクール出版部_校正練習帳】

頭ではわかっていても、うっかり書き間違えてしまうことは誰にでもあります。正しいものを書いたと思い込んでいるので何度見直しても自分では気づきにくいものです。

時には、一文字の赤字の書き間違いが致命的な問題に発展することもあります。


・解釈の誤りを防ぐ効果

原稿の指示が曖昧で意味を取り違えるといったことや、文字を見間違えることはよく起こります。

次のような赤字が原稿に入っていれば、
数字の「22」に見えるときもあれば、アルファベットの「ZZ」に見えることもあります。

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この赤字を見る前に、数字の多い価格表などの校正をしていたら、数字の「22」に意識が引っ張られるかもしれません。一方、品番などアルファベットの多いものを校正していたら、アルファベットの「ZZ」と見えてしまうかもしれません。

ダブルチェックは作業者を変えて行うため、違う視点から物事を見られます。解釈を誤るといったミスも防ぐ効果もあります。

ダブルチェックの効果をまとめると次のようになります。
---------------------------
1.見落としを防ぐ
2.書き間違いを防ぐ
3.解釈の誤りを防ぐ
---------------------------

2:ダブルチェックは意味がない?

ダブルチェックは意味がないということはよく聞かれます。

おそらくこれに陥るケースは、何回もダブルチェックをしているがいつも何も問題がない。
その状態がずっと続き、「これって、やる意味あるのかな……」という気持ちから生じたものだと思います。

ダブルチェックでは、(細かなミスを除いて)致命的なミスはそうそう見つかるものではありません。

そもそもダブルチェックで頻繁に間違いが見つかるようであれば、一回目の作業者に問題があるということです。ダブルチェック以前の問題になってきます。

仮に、ダブルチェックをしてもわずかな確率でしか間違いを発見できないようであれば、費用対効果を考えてやらないという選択をするのも妥当かもしれません。

仕事では予算も重要なので、ダブルチェックにかかる「時間(費用)」とダブルチェックでのミスの「発見率」を天秤にかけて判断することも必要になってきます。

また、ダブルチェックをする時間がない・ダブルチェックするのをうっかり忘れたということが起こる場合。

こういうケースは、ダブルチェックを業務の一つとみなしていないことから起こる可能性があります。要は、作業が軽視されているということです。

ダブルチェックを重要だと考えている現場では、校正業務に付随するものだと認識しています。仕事を受けた時点でダブルチェックも作業の中に組み込まれ、かかる時間もある程度見込んでスケジュール管理されます。

3:ダブルチェックの確認項目1(最優先事項)

ダブルチェックの対象になるのは理想的には全部の作業ですが、時間や予算の関係でそうはいかないことも多いと思います。そのため、ダブルチェックをする項目を絞る必要が出てきます。

この絞る項目は媒体によって変わってきます。


基本的な考え方としては、万一ミスがあったときに致命的になるものです。
金銭面的な問題だけでなく信用が低下するものも含みます。

一般的に言えば、価格や人名などがそれにあたりますが、
最優先すべき項目は、過去にクレームのあった箇所です。

クレームになった大きなミスは当然ですが、大きなミスには至らなかったけどもクライアントに指摘された箇所があるならそういう部分もダブルチェックをしておくほうがよいです。

例えば、
・クライアントから「このパンフレットはシニア向けだから小さい文字はやめてほしい」と指示を受けていたのに、数箇所に小さい文字が残っていて注意を受けた。
・「画像と文字が離れてすぎていて対応がわかりづらかったんで次回は気を付けてほしい」と指摘された。
・「ところどころ文字の間隔が詰まりすぎていて読みづらいところがあった」と言われた。
など。

些細なミスでも同じ間違いを二回したときは、大抵一回目の間違いがぶり返されてくるものなので、大きな問題に膨らむ可能性があります。信用も失いかねません。

そのため、校正作業前には過去に起こったクレームやクライアントから指摘されたことがなかったか振り返る必要があります。

4:ダブルチェックの確認項目2(基本項目)

最優先の確認項目に続いて確認すべき項目は、ミスが実損に直結するものになります。

価格はもちろんですが、商品の発売日が違っていたり店舗の営業日が違っていたりする場合も直接売上(金額)に跳ね返ってきます。この辺りは、ダブルチェックの項目として押さえておきたいところです。


ダブルチェックの基本項目としては次のようなものがあげられます。

価格
品番
名称(製品名・商品名・作品名 etc.)
社名・役職名
人名
郵便番号・住所
TEL・FAX
メールアドレス・HPアドレス
開催日時(講演やイベントごとなど)
発売日
営業時間・定休日

など


他にもダブルチェックの対象項目になりえるものとしては次のようなものがあります。

表紙周り
表紙・裏表紙・背表紙などは本の顔に当たる部分です。多くの人が目する部分でもあるので、些細なミスでも目に付きます。同じ文字の間違いでも、表紙の誤植と本文内での誤植とでは重みが違ってきます。


新製品(商品)情報・特集ページ


社長の挨拶文
間違いがあったとき、社長本人は気にしていなくても周りが過敏になるので、少しのミスでも大きくなりがちです。


原稿内容によるもの
・原稿の赤字が多いもの
・確認すべき別紙資料が多いもの
・手打ちした箇所

これらは校正者への負担が大きいので見落とす可能性が高いです。

5:ダブルチェックの線引き

ダブルチェックする項目をいざ考えると、どれもこれも重要に見えてくると思います。

項目を増やせば増やすほど確認に要する時間も必要になってくるので、何が重要項目にあたるかは事前に決めておかなければいけません。


ミスの発生率を基準に項目を決めていくのも一つの手です。

(1)のように原稿に赤字が入って修正された金額(人の手が加わった箇所)と、(2)のテキストデータを流し込んだ金額(もしくはデータをコピペした箇所)とでは、間違いの発生率はグンと変わってきます。


(1)手書きの赤字の修正

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(2)テキストデータの流し込み

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価格だからといって、なんでもかんでもダブルチェックが必要というわけではなく、ミスの起こる可能性も考慮してダブルチェックの項目決めをしていけば効率のよいものになっていきます。

6:チェックリストの運用

ダブルチェックも通常の業務の一つなので、口頭の指示はなるべく避けたほうがいいです。そのため、チェックリストなどを作成して指示するのが適切です。

チェックリストは指示モレを防ぐという意味合いが一番ですが、リスト化しておくことで作業者に重要項目を意識づけられる利点もあります。


運用手順

1.基本的なダブルチェック項目をリスト化。各作業者に配布。

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2.校正後、ダブルチェックが必要な項目に「レ点」を付ける

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※リストにないものがあれば空いたスペースに書き込みます。
ここでは、最終行に『3ページ目の2段目・手打ち箇所』と書き込んでいます。



3.チェックリストを校正済みのゲラとセットにして、ダブルチェック者に渡す。
  もしくは、ダブルチェック専用のボックスなどを作って入れておく。

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※リスト化が面倒であれば、付箋に書き込んで貼るなどで対処してもいいと思います。


チェックリストの文字情報です。必要であればコピペして使ってください。
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Wチェック項目
□ 価格
□ 品番
□ 名称(製品名・商品名・作品名 etc.)
□ 社名・役職名
□ 人名
□ 郵便番号・住所
□ TEL・FAX
□ HP・メールアドレス 
□ 日時



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おわりに

ダブルチェックがあると安心ですが、校正者であるなら「ダブルチェック者の負担にならないように、全部自分で見つけてやる!」という気持ちも大切です。

ダブルチェックしてくれるから安心という気持ちは校正後に思うことであって、校正作業の前からそう思っていると気の緩みにつながります。