校正ミスをなくす方法は、上流工程での品質改善が決め手

校正ミスをなくす方法は、上流工程での品質改善が決め手

紙でもWebでもそうですが、文字で情報を発信するにあたって、
誤植やクレームに繋がるようなミスを無くすために誰もが細心の注意を払っていると思います。

そのために、日々コツコツと勉強をし、社内で共有会を開いたり、セミナーに行ったりし自己研鑽していると思われます。

ただ、こういう行動は、何十年も前から誰もがしてきたことで、何ら根本的なミスの解決になりません
勉強やセミナーは有意義なことですが、今は紙からWebへと大きく移行している時代です。デジタルツールも発展してきています。従来のやり方に固執していては、校正ミスの削減は到底ありえません。

たとえば、校正ゲラだけでなく、そのPDFデータも貰うとします。校正ゲラだけだと、分からない文字や事実関係を調べるのには、辞書で調べるかパソコンのブラウザにその単語を入力する必要があります。ですが、PDFがあれば、分からない文字を選択してクリック一つでWeb検索できます。

しかも、PDFだと表記ゆれも何百ページあろうが一瞬で検索可能です。また、デジタルツールにPDFを読み込ませれば、誤字脱字だってある程度は見つけてくれます。

なぜミスが無くならないのか?

これは、ゴミ問題に置きかえるとよく分かります。
一昔前は、出たゴミを処分するため、焼却炉を増やしたり、埋め立て地を増やしたりしてきました。


ゴミが出る → 出たゴミをどう処分するか?
という思考の流れです。

ただ、焼却炉や埋め立て地も飽和状態となり、さらにエコが重視される時代になると、

ゴミを出さないようにどうするか?
に考えがシフトし、今までの思考の流れが変わりました。

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出たゴミをどう処分するか? から
 
ゴミを出さないようにどうするか? にです。
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ゴミが出る前段階に視点を移し、上流工程に新たな課題を設けたのです。
このような行動は、企業でも個人レベルでも、今やエコに関する意識は強いので実践している人も多いと思います。

「校正が見つけるミス」は「ゴミ問題」と同じ

校正が見つける間違いに対しても、これからは考えを変えていく必要があります。

間違いが起こる → 起こった間違いを校正者が見つける
という思考ではなく、

間違いが起こる → 間違いを起こさないようにどうするか?
に考えをシフトさせなくてはいけません。

ミスに対して、事後対策だけを追究していても防戦一方です。事前の対策を講じないと何も進展しません。
大抵の人が、大きなクレームには敏感になりすぐにミス防止対策を立てると思いますが、小さなミスに対してもそれは必要です。

特に、小さなミスの中でも、頻繁に起こっているものがあるはずです。そういうミスの原因をさぐり、無くしていくフローを作り上げるのが先決です。

ここで気を付けておきたいことは、ミスをなくす手段・方法や環境を改善するのであって、原因を個人に押し付けていては、絶対にミスはなくなりません。

全体最適でミスをなくす

校正者だけのスキルアップに頼るのではなく、校正に回ってくるまでの一連の工程を見直し、どこにボトルネックが潜んでいるのかを見つけ出す必要があります。それには、各部署や職種間の連携・フロー改善が要求されます。

校正という点にだけにフォーカスして「品質向上」を掲げても、単なる部分最適にしかならず、今後さらに人材不足が予測される中、ミスが無くならないどころか、時代に取り残されてしまいます。

一連の工程を俯瞰したうえでの全体最適こそが、ミスの削減とモノづくりの主流です。