校正のミス対策は上流工程での品質改善が決め手!

校正のミス対策は、上流工程での品質改善が決め手!

紙でもWebでも、文字で情報を発信するにあたって、誤植やクレームに繋がるようなミスをなくすために誰もが細心の注意を払っていると思います。

日々コツコツと勉強し、社内で共有会を開いたりセミナーに行ったりして自己研鑽している方も多いと思います。

ただ、こういう行動は何十年も前から誰もがしてきたことで、何ら根本的なミスの解決になりません。

勉強やセミナーは有意義ですが、今は紙からWebへと大きく移行している時代です。デジタルツールもある程度は使えるようになってきています。

昔は、わからない語句や事実関係を調べるのには、辞書で調べるかパソコンのブラウザにその語句を入力する必要がありました。ですが、今ではPDFさえあれば、わからない語句を選択してクリック一つでWeb検索できます。

しかも、PDFだと表記ゆれも何百ページあろうが一瞬で検索可能です。さらに、デジタルツールにPDFを読み込ませれば、誤字脱字もある程度は見つけてくれます。

なぜミスが無くならないのか?

この問題は、ゴミ問題に置きかえるとよくわかります。
一昔前は、出たゴミを処分するため焼却炉を増やしたり埋め立て地を増やしたりしてきました。

ゴミが出る → 出たゴミをどう処分するか?
という流れです。

ただ、焼却炉や埋め立て地も飽和状態となり、さらにエコが重視される時代になると、

 ゴミを出さないようにどうするか?
に考えがシフトし、それまでの流れが変わりました。

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出たゴミをどう処分するか? から
      
ゴミを出さないようにどうするか? です。
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ゴミが出る前段階に視点を移し、上流工程に新たな課題を設けたのです。

このような行動は、企業でも個人レベルでも、今やエコに関する意識は高いので実践している方も多いと思います。

「校正が見つけるミス」は「ゴミ問題」と同じ

校正が見つける間違いに対しても、これからは考えを変えていく必要があります。

間違いが起こる → 起こった間違いを校正者が見つける
という考えではなく、

間違いが起こる → 間違いを起こさないようにどうするか?
に考えをシフトさせないといけません。

ミスに対して、事後対策だけを考えていも防戦一方です。事前の対策を講じないと何も進展しません。

大抵の人が、大きなクレームには敏感になりすぐにミスの対策を講じますが、小さなミスには疎かになりがちです。

小さなミスの中でも頻繁に起こっているものは要注意です。まずは、そういうもののミスの原因を探り、なくしていくフローを作り上げるのが大切です。

全体最適でミスをなくす

校正者だけのスキルアップに頼るのではなく、校正に回ってくるまでの一連の工程を見直し、どこにボトルネックが潜んでいるのかを見つけ出す必要があります。

それには、各部署や職種間の連携・フロー改善が要求されます。

校正という点にだけにフォーカスして「品質向上」を掲げても、単なる部分最適にしかなりません。今後さらに人材不足が予測される中で、ミスがなくならないどころか、効率の悪い制作フローになっていくばかりです。

ミスの削減は、個人のスキルにゆだねるのではなく、制作の工程を見直していく必要があります。それには、一連の工程を俯瞰した上での全体最適の視点が大切になってきます。