相手の感度に合わせたコミュニケーション能力の身に付け方

コミュニケーションとは何か?

『コミュニケーション能力とは何なのか?』
『どうすれば上達するのか?』
『先天的才能なのか? 後天的スキルなのか?』
『セミナーに行ってもやビジネス本を読んでも、分かった気になるが効果が実感できない』
『何であの人は上手に話せているのだろう?』

これらは、多くの人が抱く疑問です。それだけ、コミュニケーション能力は、ビジネススキルとしてだけでなく、学生生活、友人関係など色々な場面で要求されてきます。そのせいもあり、巷では研修やセミナーも多く開催され、能力開発本も多数出版されています。

このような状況は、過去何年にもわたって続き、これからも絶えることはありません。

━なぜこのような状況が続くのか?
万人に共通するコミュニケーション開発の方法が存在しないからです。

相手に伝わって、初めてコミュニケーションは成立します。コミュニケーション能力は、自分で判断するものではなく、コミュニケーションの受け手が判断するものだということです。得てして、話し上手の人が、聞き上手であることは、受け手の立場を理解しているからです。

仮に、あたなが、プレゼンや会議の場などで自分の言いたいことを流暢に話せたとしても、自分の言いたいことが相手に伝わらなければ、あなたのコミュニケーション能力はゼロに等しいです。

ちなみに、自分の伝えたいことが受け入れらるかどうかは別の問題です。こちらの提案Aに対して、あなたの伝えたいことが相手側に100%伝わったとしても、その相手が他の提案Bに決めているなら何度伝えても無駄です。

コミュニケーション能力を上達させるために

コミュニケーション能力の上達は、自分一人では判断できません。また、誰かと練習したからといって上手くなるものでもありません。グループで対談しても上手くもなりません。大勢の前で、何十回、何百回、話しても上手くはなりません。

よく誤解されていることに、人前で流暢に話すことが、コミュニケーション能力が高いと思われていることがあります。これは大きな間違いです。上手に淀みなく話すことは、結果でしかありません。
前提に条件があり、その結果です。

〇〇ができて、初めて、人前で上手く話せるようになるのです。難しく感じますが、これは誰でも出来ることです。

〇〇は、話す練習でなく、頭の中を整理することです。頭の中の整理といっても、すごく簡単なことです。自分が伝えたいことを、紙に書いていくことです。

単純に紙に書き出すということはなく、頭の中の整理が必要になるため、ロジックツリーを使います。下の階層構造の図は、ロジカルシンキングの際に、思考整理や情報整理で用いられるものです。この図を参考に、自分の伝えたいことを当てはめていけばいいわけです。

整理したものを、自分の頭の中でイメージとして定着出来るようになれば、空を見上げて、今日の天気は、晴れか曇りかと言うことぐらい簡単に、言葉が出てきます。話しているときに、この階層のイメージが目の前に浮かび、次に話すことが、自然と口から出てくるようになります。


【ここまでのポイント】

(1)コミュニケーション能力は、受け手が判断する。
(2)流暢に話すことは、頭の中を整理した結果。
(3)ロジカルツリーで、頭の中を整理する。

紙に書いて整理することで、視覚からの情報も定着し、イメージが定着しやすくなります。書いている途中で、何を書いていいか分からず手が止まったとき、そこが、あなたが頭の中を整理出来ていないところです。

コミュニケーション能力を測る指標

相手の立場になって考えるということは、よく聞く言葉だと思います。
コミュニケーション能力が高い人は、受け手の感度(理解度)に合わせて、常に微調整しています。コミュニケーション能力の高さは、受け手にどれだけ合わせられるかが指標になってきます。

そういう人は、受け手の相槌や表情で感度(理解度)を読み取り、常に微調整していきます。色んな切り口を持っており、伝わりづらいと感じたら、より簡単な言葉に言い変えてみたり、イメージが湧きやすいような具体的な例を提示したり、場合によれば、イラストや図で説明したりもします。

受け手の感度に合わせることさえ出来れば、言葉数が少なくても、流暢に話せなくても、コミュニケーションが取りやすくなります。

逆に、流暢に話し、言葉数が多くても、受け手に合わせられなければ、コミュニケーションに齟齬が生じます。言葉数が多く相手に伝わらない場合、その言葉の多さが仇となり、胡散臭く感じたり、『この人何言ってるだ?』と評価も下がることもあります。

また、受け手が知らないような専門用語を使ったり、難しい言葉を平気で使う人は、コミュニケーション能力があるとは言えないでしょう。物知りの部類には入っても、決してコミュニケーション能力が高いとは言えません。

また、相手を理詰めにしたり、論破することも、ビジネスにおいては、受け手の立場に立てないとみなされ、コミュニケーション能力の低い部類に入る恐れがあります。

相手に合わせる基本的なテクニック

セミナーや本でもよくみられるものに「結論を述べて、その根拠を述べる」というやり方があります。

例えば『結論から言いますと、〇〇ということになります。〇〇に至った理由は、3つあります。まず一つ目は、△△という理由です。二つ目は~』という、誰でも最初に習う基本的な手法です。

まず先に結論を述べて、次に根拠を述べる。その根拠も、〇個ありますというように先に伝えておく。そうすると、受け手の頭の中にフレームができあがり、伝わりやすくなります。骨組みを述べて、それに肉付けしていくという手法は、一般的な手法になりつつあります。

これは、前述のロジカルツリーを使い、自分の頭の中を整理した結果、可能になります。ロジカルツリーは、ただ単に、自分の伝えたいことを整理するためのものとしての意識が強いですが、これは、相手の頭の中を整理してあげるということに重きを置いた方がいいでしょう。

これから、あなたの説明を受ける受け手の頭の中は、真っ白に近いです。その相手の頭の中に、今から自分の伝えたいことの道しるべを、あなたが描いてあげるわけです。

【ここでのポイント】
(1)「自分の伝えたいこと」と「相手に伝えたいこと」を一致させる(結論を明確にする)。
→研修やセミナー、本の冒頭に『こういう方にお勧め』『このセミナーで、こういう技術が学べます』など書かれているのはこのためです。

(2)自分の伝えたいことが、相手に伝わっているかを常に微調整する。
→言葉だけでなく、資料や図など、伝える手段は何を使っても構いません。

(3)話が一段落ついたところで、相手にちゃんと伝わっているか、振り返り確認する。
→研修やセミナーなどで『ここまでで質問はないですか?』というのを必ず聞くと思います。学生の頃の問題集でも、各章の終わりに、まとめ問題があります。それらもこのためです。

コミュニケーション能力の高い人は、相手に合わせた言葉を使います。決して、言葉数が多く、知識が膨大というものではありません。頭の中で会話のイメージが出来ているので、言葉での説明だけでなく、図を用いて説明するのにも長けています。

元からコミュニケーション能力が高いという人もいますが、練習次第で誰でも上達します。そのためには多少の練習は必要ですが、膨大な時間を必要としません。

最初は、たどたどしくても、頭の中に会話のイメージを保てるようになれば、無意識にスラスラと話せるようになってきます。

おわりに

コミュニケーション能力は、企業でも非常に強く求めれていますが、その定義はどこも曖昧で、あくまで一つのスキルにしかすぎないということです。万人に伝わるコミュニケーション能力を持った人など存在せず、終着点もありません。誰かが、誰かのコミュニケーション能力を推し量ろうなんてことは不可能です。

また、これからはデジタルデバイス、コミュニケーションツールの発達により、自分の能力を補うことも、高めることも可能になってきています。

そのため、他人と自分のコミュニケーション能力を比べても、対象者が違うので意味がありません。自分のビジネスフィールドで戦えるだけのコミュニケーション能力を身に付ければいいだけです。

適切な学び方さえすれば、誰でも身につくものです。

【追記】 日本コミュニケーション能力認定協会

こちらの協会では、コミュニケーション能力に関するセミナーや資格を探すことができますので、勉強の参考にでもしてみてください。
【公式サイト】https://www.ca-japan.org/

また、今の自分のコミュニケーション力を無料で診断でできます。
https://www.ca-japan.org/diagnostics/