理想のチーム

持続可能なチーム構成

現在、社内の校正・校閲メンバーの構成で悩んでいる人、将来の人員確保が不安という人は多いと思います。

既に人材を探しているが、理想の人材になかなか出会えないという人もいると思います。

これからも続く人材不足の中で、優秀な人材を集められる可能性は、ほぼ運でしかありません。これは、大手でも中小の企業でも変わりありません。運頼みにするぐらいなら、いっそ育成した方が確実ですが、それも時間を要するのがネックです。

じゃあ、校正をデジタル化しようと考えてみても、それほど校正の領域はデジタル化が進んでいません。まだまだ人に置き換われるほどのデジタルツールもありません。

そのため、理想の人材を探し求め四苦八苦するよりも、個人の力をチームでカバーできるような組織づくりに切り替えた方が問題解決には近道です。

まずは、今集められる人材でベストなメンバーの構成を考えてみることです。個人の属性に頼るよりもチームで互いのスキルを補う方が、将来にわたって持続できるチーム運営が可能になります。

スキル分け[校正系か? 校閲系か?]

ここで紹介するメンバー構成の例は、自社で扱う媒体の性質が、校正系もしくは校閲系かどちらかに著しく偏っている場合ではなく、校正系・校閲系の仕事が半々ぐらいの割合の場合を想定しています。

実務経験がない方には、校正者と聞けば校正も校閲も両方できそうに思えますが、大抵の校正者はどちらかにスキルが偏っている傾向にあります。どちらが得意なのかは、校正者本人に直接聞いてみるとわかるはずです。

どちらもやっているから両方のスキルが高いとは限りません。野球で言うと攻撃と守備みたいな感じです。

かといって、校正か校閲のどちらかのスキルの高い人が、もう一方のスキルが極端に低いということもありません。そのため、校正校閲の実務経験がない方から見たら、両方できているように見えるだけです。
(※ごく稀にですが、両方ともスキルの高い方は存在します)

メンバー想定:5名のパターン

わかりやすくチームメンバーの人数は5人と想定します。5人の雇用形態は特にこだわっていません。
年間を通して、基本はチーム内で様々な校正・校閲案件を捌いていく前提です。繁忙期には、外部の校正専門会社にも依頼します。

※校正系・校閲系とわけていますが、前述したようにどちらかのスキルがより高い(得意)ということです。校正系だから、校閲ができないということではありません。逆も同様です。経験験年数は目安です。


5名と想定した場合

1人目:校正系    
⇒ 窓口対応・PCスキル有り・実務少し:10年以上

2人目:校閲系    
⇒ 校閲実務のメイン担当:10年以上

3人目:校正系    
⇒ 校正実務のメイン担当:5年以上

4人目:校閲・校正系 
⇒ 2人目・3人目のサブ的ポジション:3年以上

5人目:校正系    
⇒ 校正実務(新人):半年以上


それぞれの役割

1人目:校正系  窓口対応・PCスキル有り・実務少し

1人目は、校正物件が来たら内容を理解して、2~5人目に流す役割です。時には、自分も実務に加わるため、実務少しとしています。

校閲系でなく、校正系としているのは、窓口対応・各物件の割り振り・PC業務と並行して、校閲業務をするのは至難の業だからです。これらの業務をやりつつ校閲業務ができる人は、まず探してもいません。

この1人目の役割を進行や編集がやることもありますが、できれば校正の実務経験者に任せた方がいいです。このポジションは要なので、以下の方には不向きだと思います。
・校正校閲の実務経験がない
・PCスキルがない(office程度)
・言われた通りに何でもやる

校正の観点から、効率化を提案できる・効率化できる術を知っている人物が望ましいです。

たとえば、
このような原稿の作り方にしてもらえれば、校正の時間を短縮できる
この段階で校正を入れた方が、後工程の効率化につながる
など、作業内容・全体の段取りを把握して効率化の提案できる人が最適です。

校正業務は、アナログな部分がまだまだ多いため、データを加工したり、少し工夫するだけでグッと時間が削減できたり、品質を上げることができます。もちろん、校正だけの効率化を目指していては意味がないので、他部署との連携は必須です。

窓口対応者が何でも仕事を受け入れていると、オーバーフローするのは目に見えているので、ここでどれだけ効率化できるか(してもらえるか)が肝心です。それができないと、校正者の負担は増すばかりです。

PCスキルが必要なのは、データの段階で見つけられる間違いを潰しておくためです。わざわざ校正者が探すより、事前にデータ上で間違いを探すほうが効率がいい場面も多いからです。


2人目 校閲系  校閲系の物件をメイン

3人目 校正系  校正系の物件をメイン
2人目と3人目の役割は明確です。その系統の物件が来たらメインで担当するということです。


4人目:校閲・校正系  2人目・3人目のサブ的ポジション
2人目には及ばないが校閲が得意な人が望ましいです。ここが校正系だと、2人目の校閲系をサポートできる人がいなくなってしまいます。


5人目:校正系  校正実務(新人)
将来を見据えての人材です。いずれは4人目のポジションになれるように育成します。

メンバー想定:4名~1名のパターン

 メンバーを4人とするなら
5人目を削ります。

1人目:校正系    窓口対応・PCスキル・実務少し

2人目:校閲系    校閲実務のメイン担当
3人目:校正系    校正実務のメイン担当
4人目:校閲・校正系 2人目・3人目のサブ的ポジション
5人目:校正系    校正実務(新人)


 メンバーを3人とするなら
4人目・5人目を削ります。

1人目:校正系    窓口対応・PCスキル・実務少し

2人目:校閲系    校閲実務のメイン担当
3人目:校正系    校正実務のメイン担当
4人目:校閲・校正系 2人目・3人目のサブ的ポジション
5人目:校正系    校正実務(新人)


 メンバーを2人とするなら
3人目~5人目を削ります。

1人目:校正系    窓口対応・PCスキル・実務少し
2人目:校閲系    校閲実務のメイン担当

3人目:校正系    校正実務のメイン担当
4人目:校閲・校正系 2人目・3人目のサブ的ポジション
5人目:校正系    校正実務(新人)


 メンバーを1人とするなら
1人だけなら、校正の実務者は基本社内に必要はないでしょう。1人目の役割としては、実務よりも外部の校正会社に仕事を振るコントロール役に徹した方がうまくいくはずです。

1人目:校正系    窓口対応・PCスキル・実務少し
2人目:校閲系    校閲実務のメイン担当
3人目:校正系    校正実務のメイン担当
4人目:校閲・校正系 2人目・3人目のサブ的ポジション
5人目:校正系    校正実務(新人)



 メンバーが5人以上なら
2人目、3人目の層を厚くしていきます。

1人目:校正系    窓口対応・PCスキル・実務少し
2人目:校閲系    校閲実務のメイン担当
3人目:校正系    校正実務のメイン担当
4人目:校閲・校正系 2人目・3人目のサブ的ポジション
5人目:校正系    校正実務(新人)

校閲系が少ない理由

校閲系が少ないのは、校閲の仕事は簡単に外部に振ることができるからです。

校正作業は、照合元の原稿や別紙を送ったり、またはカラーコピーやスキャンを取る必要があり、外注するのにも結構な労力がかかることがあります。

一方、校閲は、校正ゲラのpdfさえあれば、全国どこへでも依頼することが可能なので社内に人材を多く抱えておく必要がありません。

※定期的に発生する校閲の仕事は、外部の校正会社もしくはフリーランスに委託した方が、社内の人員のスリム化につながります。

まとめ

チーム運営を考えるとき、何でもできる優秀な人材登用を夢見るでしょうが、現実問題それは難しいです。これからはもっと難しくなってきます。

優秀な個人の集まりで品質を維持していると、メンバーの誰かの穴を埋めるのが困難になってきます。

チームメンバー同士で互いを補えあえる組織作りに努めた方が、持続可能でフレキシブルなチームを作ることができるでしょう。