校正の募集で採用したい人員:SDGs[将来的に持続可能なチーム構成]

校正の募集で採用したい人員:SDGs[将来的に持続可能なチーム構成]

現在、社内の校正・校閲メンバーの構成で悩んでいる方、将来の人員確保が不安という方は多いと思います。

既に人材を探しているが、理想の人材になかなか出会えないということも多いと思います。

これからも続く人材不足の中で、優秀な人材を集められる可能性はほぼ運でしかありません。これは、大手でも中小企業でも変わりありません。運頼みにするぐらいなら、いっそ育成したほうが確実ですが、それも時間を要するのがネックです。

じゃあ、校正をデジタル化しようと思ってみても、それほど校正の領域はデジタル化が進んでいません。まだまだ人に置き換われるほどのデジタルツールは存在しません。

そのため理想の人材を探し求め四苦八苦するよりも、個人の力をチームでカバーできるような組織づくりに切り替えたほうが問題解決には近道です。

まずは、今集められる人材でベストなメンバー構成を考えてみることです。個人の属性に頼るよりもチームで互いのスキルを補うやり方のほうが、将来にわたって持続できるチーム運営が可能になります。

校正者のスキル分け[校正系? 校閲系?

ここで紹介するメンバー構成の例は、自社で扱う媒体の性質が、校正系もしくは校閲系かどちらかに著しく偏っている場合ではなく、校正系・校閲系の仕事が半々ぐらいの割合の場合を想定しています。

実務経験がない方には、校正者と聞けば校正も校閲も両方できるように思えますが、大抵の校正者はどちらかにスキルが偏っている傾向にあります。どちらが得意なのかは、校正者本人に直接聞いてみるとわかるはずです。

どちらもやっているから両方のスキルが高いとは限りません。野球でたとえると攻撃と守備みたいな感じです。

かといって、校正と校閲のどちらかのスキルの高い人が、もう一方のスキルが極端に低いということはありません。

そのため、校正の実務経験がない方から見たら、両方できているように見えるだけです。(※両方ともスキルの高い方は稀にですが存在します)

1. 校正メンバーが、5名のパターン

わかりやすくチームメンバーの人数は切りのいい5名と想定します。5名の雇用形態は特にこだわっていません。

年間を通して、基本は社内の校正部門で様々な校正・校閲案件を捌いていく前提です。ただ、仕事がオーバーフローしそうな繁忙期などには、外部の校正専門会社に仕事を依頼します。

以下、校正系・校閲系とスキル分けしていますが、前述したようにどちらかのスキルがより高いかということです。校正系だから、校閲ができないということではありません。逆も同様です。経験年数は目安です。

5名と想定した場合

 1人目:校正系    
 → 窓口対応・PCスキル有り・実務少し:10年以上

 2人目:校閲系    
 → 校閲実務のメイン担当:10年以上

 3人目:校正系    
 → 校正実務のメイン担当:5年以上

 4人目:校閲・校正系 
 → 2人目・3人目のサブ的ポジション:3年以上

 5人目:校正系    
 → 校正実務(新人):半年以上

2. 各校正者の役割

それぞれの校正者の役割

1人目:校正系(窓口対応・PCスキル有り・実務少し)

1人目は、校正物件が来たら内容を理解して2~5人目に流す役割です。時には、自分も実務に加わるため実務少しとしています。

校閲系でなく、校正系としているのは、窓口対応・各物件の割り振り・PC業務と並行して、校閲業務をするのは至難の業だからです。これらの業務をやりつつ校閲業務ができる人は、まず探してもいません。

この1人目の役割を編集者や進行管理がやることもありますが、できれば校正の実務経験者に任せたほうがよいです。このポジションが一番重要なためです。そのため、次のような方には不向きです。

  • 校正・校閲の実務経験が少ない
  • PCスキルがない
  • 言われた通りに何でもやるタイプ

他にも、校正の立場から効率化を提案できる・効率化できる術を知っている人物が望ましいです。たとえば、次のような提案です。

  • このような原稿の作り方にしてもらえれば、校正の時間を短縮できる
  • この段階で校正を入れたほうが、後工程の効率化につながる

スケジュールや作業内容、全体の段取りを把握して効率化を考えることができる人物が最適です。

校正業務は、アナログな部分がまだまだ多いため、データを加工したり少し工夫したりするだけで、グッと時間が削減できたり品質を上げたりすることができます。もちろん、校正だけの効率化を目指していては意味がないので、他部署との連携は必須です。

窓口対応者が何でも仕事を受け入れていると、オーバーフローするのは目に見えています。仕事の入口でどれだけ効率化できるか(してもらえるか)が肝心です。それができないと、校正者の負担は増すばかりです。

PCスキルが必要なのは、データの段階で見つけられる間違いを潰しておくためです。わざわざ校正者が探すより、事前にデータ上で間違いを探すほうが効率のいい場面も多いからです。

2人目 校閲(校閲系の物件をメイン)
3人目 校正系(校正系の物件をメイン)

2人目と3人目の役割は明確です。その系統の物件が来たらメインで担当するということです。

4人目:校閲・校正系(2人目・3人目のサブ的ポジション)

2人目には及ばないが校閲が得意な人が望ましいです。ここが校正系だと、2人目の校閲系をサポートできる人がいなくなってしまいます。※3人目のサポート役は、1人目がやります。

5人目:校正系(校正実務(新人))

将来を見据えての人材です。いずれは4人目のポジションになれるように育成します。

3. 校正メンバーが、4名~1名のパターン

メンバーを4人とするなら

5人目を削ります。

1人目:校正系    窓口対応・PCスキル・実務少し
2人目:校閲系    校閲実務のメイン担当
3人目:校正系    校正実務のメイン担当
4人目:校閲・校正系 2人目・3人目のサブ的ポジション
5人目:校正系    校正実務(新人)

メンバーを3人とするなら

4人目・5人目を削ります。

1人目:校正系    窓口対応・PCスキル・実務少し
2人目:校閲系    校閲実務のメイン担当
3人目:校正系    校正実務のメイン担当
4人目:校閲・校正系 2人目・3人目のサブ的ポジション
5人目:校正系    校正実務(新人)

メンバーを2人とするなら

3人目~5人目を削ります。

1人目:校正系    窓口対応・PCスキル・実務少し
2人目:校閲系    校閲実務のメイン担当

3人目:校正系    校正実務のメイン担当
4人目:校閲・校正系 2人目・3人目のサブ的ポジション
5人目:校正系    校正実務(新人)

メンバーを1人とするなら

社内に校正者が1人しかいないなら、校正の実務者は基本社内に必要ないでしょう。1人目の役割としては、実務をこなすよりも外部の校正会社に仕事を振るコントロール役に徹したほうがうまくいくはずです。

1人目:校正系    窓口対応・PCスキル・実務少し
2人目:校閲系    校閲実務のメイン担当
3人目:校正系    校正実務のメイン担当
4人目:校閲・校正系 2人目・3人目のサブ的ポジション
5人目:校正系    校正実務(新人)

 メンバーが5人以上なら

2人目、3人目の層を厚くしていきます。

1人目:校正系    窓口対応・PCスキル・実務少し
2人目:校閲系    校閲実務のメイン担当
3人目:校正系    校正実務のメイン担当
4人目:校閲・校正系 2人目・3人目のサブ的ポジション
5人目:校正系    校正実務(新人)

校閲系スキルの人材が少ない理由

校閲系スキルの人材が少ないのは、校閲の仕事は外部に振ることが容易にできるからです。

校正作業は、原稿や別紙資料、ゲラを送ったり、カラーコピーやスキャンを取る必要があったり、外注するのにも結構な手間がかかることがあります。

一方、校閲は、ゲラのpdfさえあれば、全国どこへでも依頼することが可能です。社内に人材を多く抱えておく必要がありません。

※定期的に発生する校閲の仕事は、外部の校正会社もしくはフリーランスの方に業務委託する仕組みにしたほうが、社内の人員のスリム化につながります。

おわりに

チーム運営を考えるとき、誰もが何でもできる優秀な人材を望むのが当然です。ですが、現実問題それは厳しいところです。今後は、校正・校閲のやり方や業務範囲も変化していく可能性が大きいです。これからはもっと難しくなってくるはずです。

優秀な個人の集まりで品質を維持していると、欠員ができたときにその穴を埋めるのが困難になるのが目に見えています。

そのため、チームメンバーで互いを補えあえる組織作りに努めたほうが、将来にわたって持続可能でフレキシブルなチーム運営を目指すことができます。