Wordで校正・校閲:文章校正機能の使い方[文章作成に必須]

officeソフトのWordで文章の品質を高める

Wordには、強力な文章校正機能が付いています。フリーの校正ソフトに頼るよりもWordの校正機能を高めたほうが、品質UPは間違いありません。ミスも事前に防ぐことができ、後工程の校正・校閲もラクになります。

後工程がラクになるということは、時間やコストの削減に繋がります。Wordの設定を少し変えるだけで、身近な働き方改革ができるわけです。

【おすすめな人】

・文章の品質にはこだわりたい
・デジタル校正ソフトを導入するつもりはないが校正を省力化していきたい
・コストも時間も掛けたくない
・テキスト原稿をデータとして持っている
 ※社内(自分)で作成している or クライアントから支給される
・働き方改革を率先していきたい

文章校正機能のやり方

1.Wordを開き、左上【ファイル】タブをクリックします。

wordで校正校閲のやり方

2.一番下の【オプション】をクリックします。(もしくは【その他】→【オプション】)

wordで校正校閲のやり方

3.Wordのオプション画面です。【文章校正】を選択すると次の画面が表示されます。ここの赤枠内が文章校正に関する箇所です。

wordで校正校閲のやり方

4.すべての項目にチェックを入れます。

wordで校正校閲のやり方

5.通常の文の項目を選択するとリストが表示されます。
※文章によって表現を変える必要がある場合は、ユーザー設定を選択します。

wordで校正校閲のやり方

6.さらに詳細な校正項目を見ていきます。【設定】をクリックします。

wordで校正校閲のやり方

7.【文章校正の詳細設定】の画面が表示されます。

wordで校正校閲のやり方

8.【文章校正の詳細設定】では、以下の項目がカスタマイズできます。

● 文章校正の詳細設定の画面

【文章校正の詳細設定】は、大きく分類すると次の4つの設定ができます。

 -------------------------
  1.誤りのチェック
  2.表現の推敲
  3.表記の揺れ
  4.表記の基準
 -------------------------

 1.誤りのチェック
  入力のミス
  同音語誤り
  □ 誤り語・誤り表現
  □ 仮名遣いの誤り・旧仮名遣い

 2.表現の推敲
  □ くだけた表現
  □「の」の連続
  □ その他の助詞の連続
  □ 助詞の用法
  □ 重ね言葉
  □ 当て字
  □ 副詞等の呼応
  □ あいまいな表現
  □「が、」の多用
  □ 連用中止形の多用
  □ 二重否定
  □ 文語調
  □ 受動態

 3.表記の揺れ
  □ 揺らぎ(カタカナ)
  □ 揺らぎ(送り仮名)
  □ 揺らぎ(漢字/仮名)
  □ 揺らぎ(数字)
  □ 揺らぎ(全角/半角)

 4.表記の基準
  漢字レベル
  □ 常用漢字外の読み
  □ 送り仮名の誤り
  送り仮名の基準
  仮名書き推奨
  文体
  カタカナ設定
  英文字設定
  句点
  読点
  □ 商標・商品名

9.1.誤りのチェック
これは「入力ミス」や「同音語誤り」があると思われる箇所への指摘精度になります。

・「入力ミス」:赤の波線 → 誤字脱字などの可能性が高い箇所
・「同音語誤り」:青の二重線 → 表現のおかしなところや表記が不揃いだと思われる箇所

※両方とも「多め」に設定しておくほうが無難ですが、過剰指摘にもなってしまいます。指摘の数を見て調整してください。

● 入力ミス
wordで校正校閲のやり方

● 同音語誤り
wordで校正校閲のやり方

10.
2.表現の推敲」と「3.表記の揺れ」は、 を参照ください。
必要な項目にチェックを入れるだけです。

4.表記の基準」は、かなり細かく設定できます。漢字レベルだけでも、常用漢字・1年生~6年生まで選択できます。

● 表記の基準
wordで校正校閲のやり方

11.文体も「だ・である」体 or「です・ます」体への統一が選択できます。

● 文体
wordで校正校閲のやり方

12.英文字設定も、混在しがちな「全角と半角」のどちらかへの統一が可能です。

● 英文字設定
wordで校正校閲のやり方

13.句点も「。」or「 . 」が選べます。

● 句点
wordで校正校閲のやり方

14.読点も「、」or「 , 」が選択可能です。

● 読点
wordで校正校閲のやり方

15.設定し終えたら「チェック実行」を押します。

wordで校正校閲のやり方

文章校正機能を解除したい場合

文章の作成をしているとき、赤や青の線があると気になって集中できないことがあります。また、校正は別のツールを使ってするとかの場合は、文章校正機能を解除しておくことです。

1:赤の波線・青の二重線を消す

赤の波線青の二重線を消す場合

手順は簡単で、前述の逆になります。赤枠内のチェックをすべて外します。これで、Wordで開くすべての文書に対して校正機能を無効にすることができます。

wordで校正校閲のやり方

2:特定の文書の赤の波線・青の二重線を消す

 特定の文書だけ、赤の波線青の二重線を消す場合

(1)「例外」の項目で、該当の文書を選択し、
(2) 赤枠内にチェックを入れます。

wordで校正校閲のやり方

「この文書のみ、結果を表す波線を表示しない」だけにチェックをした場合
  ⇒ 赤の波線だけが非表示になります。

 wordの校正校閲

「この文書のみ、文章校正の結果を表示しない」だけにチェックをした場合
  ⇒ 青の二重線だけが非表示になります。

wordの校正校閲

※この「例外」設定は、どの文書を例外の設定にしたかを忘れてしまうこともあるため、使用には注意が必要です。