ワードの文章校正校閲

officeソフトのWordで文章の品質を高める

officeソフトのWordには、強力な「文章校正」機能が付いています。フリーの校正ソフトに頼るよりもWordの校正機能を高めたほうが、品質UPは間違いありません。ミスも事前に防ぐことができ、後工程の校正校閲もラクになります。

後工程がラクになるということは、時間やコストの削減に繋がります。Wordの設定を少し変えるだけで、身近な働き方改革ができるわけです。


【おすすめな人】


・品質にはこだわりたい
・デジタル校正ソフトを導入するつもりはないが校正を省力化していきたい
・コストも時間も掛けたくない
・テキスト原稿をデータとして持っている
 ※社内(自分)で作成している or クライアントから支給される
・働き方改革を率先していきたい

文章校正機能のやり方

(1)Wordを開き、左上「ファイル」タブをクリックします。

wordで校正校閲のやり方


(2)一番下の「オプション」をクリック。

wordで校正校閲のやり方


(3)Wordのオプション画面です。「文章校正」を選択すると次の画面が表示されます。ここの赤枠内が文章校正に関する箇所です。

wordで校正校閲のやり方


(4)すべての項目にチェックを入れます。

wordで校正校閲のやり方


(5)通常の文の項目を選択するとリストが表示されます。
※文章によって表現を変える必要がある場合は、ユーザー設定を選択します。

wordで校正校閲のやり方


(6)さらに詳細な校正項目を見ていきます。「設定」をクリックします。

wordで校正校閲のやり方


(7)「文章校正の詳細設定」の画面が表示されます。

wordで校正校閲のやり方


(8)「文章校正の詳細設定」では、以下の項目がカスタマイズできます。
 -----------------------------
 1.誤りのチェック
 2.表現の推敲
 3.表記の揺れ
 4.表記の基準
 -----------------------------

● 文章校正の詳細設定



(9)「1.誤りのチェック」
これは「入力ミス」や「同音語誤り」があると思われる箇所への指摘精度になります。

・「入力ミス」:赤の波線 → 誤字脱字などの可能性が高い箇所
・「同音語誤り」:青の二重線 → 表現のおかしなところや表記が不揃いだと思われる箇所

※両方とも「多め」に設定しておく方が無難ですが過剰指摘にもなってしまいますので、指摘の数を見て調整してください。

● 入力ミス
wordで校正校閲のやり方

● 同音語誤り
wordで校正校閲のやり方


(10)
「2.表現の推敲」と「3.表記の揺れ」は(8)を参照ください。必要な項目にチェックを入れるだけです。

「4.表記の基準」は、かなり細かく設定できます。漢字レベルだけでも、常用漢字・1年生~6年生まで選択できます。

● 表記の基準
wordで校正校閲のやり方


(11)文体も「だ・である」or「です・ます」への統一が選択できます。

● 文体
wordで校正校閲のやり方


(12)英文字設定も、混在しがちな「全角と半角」のどちらかへの統一が可能です。

● 英文字設定
wordで校正校閲のやり方


(13)句点も「。」or「 . 」が選べます。

● 句点
wordで校正校閲のやり方


(14)読点も「、」or「 , 」が選択可能です。

● 読点
wordで校正校閲のやり方

(15)設定し終えたら「チェック実行」を押します。

wordで校正校閲のやり方


上記の設定で、今開いているWordの文書内に、次のような赤の波線青の二重線が表示されます。

Wordの画面

wordの校正校閲
赤の波線  … スペルミス
青の二重線 … 表記の揺れ

※一度設定すれば、次からは自動で表示されます。


「校閲」タブ内の「スペルチェックと文章校正」からも校正チェックが可能です。

wordの校正校閲

「スペルチェックと文章校正」をクリックすれば、画面右側に指摘した理由が表示されます。

wordの校正校閲

校正の精度は100%にはほど遠いですが、フリーの校正ツールに比べると高いです。

市販のデジタル校正ソフトとも使い方次第では、引けを取らない状態(※注)と現段階では言えます。
Wordで文章を作成したときは、文章校正をするクセを付けておきましょう。

※注 市販のデジタル校正ソフトをカスタマイズした状態には到底敵わないです。
【関連記事】≫ 校正の無料ツールの比較結果[適切な使い方とおすすめ紹介]

文章校正機能を解除したい場合

文章の作成をしているとき、赤や青の線があると気になって集中できないことがあります。また、校正は別のツールを使ってするとかの場合は、文章校正機能を解除しておくことです。


赤の波線
青の二重線を消す場合

手順は簡単で、前述(4)の逆になります。赤枠内のチェックをすべて外します。これで、Wordで開くすべての文書に対して校正機能を無効にすることができます。

wordの校正校閲


 
特定の文書だけ、赤の波線青の二重線を消す場合

(1)「例外」の項目で、該当の文書を選択し、
(2) 赤枠内にチェックを入れます。

wordの校正校閲 


「この文書のみ、結果を表す波線を表示しない」だけにチェックをした場合
  ⇒赤の波線だけが非表示になります。

 wordの校正校閲

「この文書のみ、文章校正の結果を表示しない」だけにチェックをした場合
  ⇒青の二重線だけが非表示になります。

wordの校正校閲

※この「例外」設定は、どの文書を例外の設定にしたかを忘れてしまうこともあるため使用には注意が必要です。