PDFで文字検索する方法

文章校正でPDFを活かす[複数語句の一括検索・文字の色付け]

PDFは、現在では文章校正に欠かせないものです。一昔前までは、語句を探し出すのは校正者の目だけが頼りでしたが、今ではPDFで検索するのが普通になっています。

PDFを使うのは、ペーパーレスとかリモートでのやり取りに優れているという理由ではなく、人の目で検索するよりもPDFで検索したほうが遥に早くて正確だからです。

「特定の文言を見つけたいとき」「NGワードを探したいとき」などには重宝します。
また、表記が揺れている場合などにも利用できて便利です。


※検索に使用した文書は、厚生労働省HPの
モデル就業規則(令和3年4月)の一部になります。

1:検索方法(単一検索+色付け)

文書内の任意の語句を検索して、その語句すべてに色付けする手順

1.PDFを開き【編集】→【高度な検索】を選択します。

PDFで文字検索


2.検索ウィンドウが表示されます。
   【検索する語句を指定ください。】の欄に検索したい語を入力します。

PDFで文字検索


3.仮に、「規則」を検索したい場合。
   「規則」と入力し右下の【検索】をクリックします。

PDFで文字検索


4.
検索結果の画面です。次の4-1・4-2で詳しく説明します。

PDFで文字検索

4-1.検索結果の説明(画面の左側)

(1)検索する語句:現在の文書における 規則
   ⇒ 検索した場所と語句(規則)が表示されます。
(2)結果:1個の文書で38件見つかりました
   ⇒ 検索された語句の個数が表示されます。
(3)結果:結果一覧のウィンドウ
   ⇒ 検索語句が含まる文が表示されます。

PDFで文字検索


4-2.
検索結果の説明(全体)
結果一覧の一番上の文(青枠)と、文書内の青く表示されている部分(赤枠)とが対応しています。
現状は、一つの検索結果だけしか文書内に表示されていません。
そのため、文書内のすべてに検索結果を表示させていきます。

PDFで文字検索


5.
結果一覧をすべて選択します。

検索直後は、一番上の行が選択されている状態(色が付いている)なので、最後の行までスクロールしてShiftキーを押しながら最終行を選択します。それで結果一覧のすべてが選択された状態になります。

PDFで文字検索


6.
【Enter】を押します。

7.PDF内の「規則」がすべて選択された状態になります。

PDFで文字検索


8.マーカーのアイコンをクリックします。

PDFで文字検索


9.検索語句のすべてがハイライト表示されます。

PDFで文字検索

以上で終了です。

このままの状態で印刷すれば、ハイライト表示されたまま印刷することができます。

※PDFの検索は文字情報に対して有効です。アウトライン化された文字や、文書をスキャンしたPDFに対しては使用できません。

補足

【補足】

マーカーの色(ハイライト表示の色)を変更したい場合

1.マーカーのアイコンを右クリック→【プロパティバーを表示】を選択

PDFで文字検索


2.
「ハイライトツールのプロパティ」が表示されます。
    一番左からカラーパレットを表示させ、好きな色を選択します。

PDFで文字検索


3.あとは前述した手順で、新しい語句を検索してマーカーを付けます。


4.
以下は検索ワードによって色分けした結果です。
   「規則 」→  黄色
   「労働」 →  赤色 

PDFで文字検索

2:検索方法(一括検索+色付け)

文書内の複数の語句を検索して、その語句すべてに色付けする手順

[1]で紹介した検索方法は単一の語句でしたが、ここでは複数の語句を一括で検索します。実際の業務では一つ一つ検索するのは面倒という場面もあると思います。そういったときに便利です。
(※基本的には[1]とほぼ同じ手順です)


1.
PDFを開き【編集】→【高度な検索】を選択します。

PDFで文字検索


2.
検索ウィンドウが表示されます。
   【詳細オプションを表示】を選択します。

PDFで文字検索


3.
検索条件が増えます。

PDFで文字検索

[補足]

【詳細オプションを表示】の選択はショートカットすることも可能です。

1.【編集】→【環境設定】を選択します。

PDFで文字検索


2.
【検索】→【高度な検索で常に詳細オプションを表示】にチェックを入れます。
この設定にしておけば【詳細オプションを表示】を選択する手間が省けます。

PDFで文字検索

4.【検索する語句を指定ください。】の欄に検索したい語句を入力します。

PDFで文字検索


5.
仮に、「すべて」「及び」「並びに」の3つの語句を検索したい場合。

次のように入力します。
" すべて 及び 並びに "  
※語句の間には半角スペースを入れます。

PDFで文字検索


6.
「次の条件を含む」の項目から【いずれかの語が一致するものを検索】を選択します。
以降のチェックボックスはそのままで大丈夫です。
右下の【検索】をクリックします。

PDFで文字検索


7.
検索結果の画面です。

PDFで文字検索


ここからは[1]で紹介した手順と同じです

8.結果一覧をすべて選択
9.「Enter」キーを押す
10.マーカーのアイコンをクリック

11.最終結果です(一部のみ抜粋)。

PDFで文字検索

PDFで文字検索

以上で終了です。

一括で検索する場合、検索ワードごとで文字色を変えたいところですが、そこまでは残念ながらできません。ですが、一つ一つ検索していくよりもずっとラクです。是非試してみてください。

上記の例では、3個の検索でしたが数十個の検索も可能です。