校正で使えるエクセルスキル:データをもらったらまずすること「ドキュメント検査」

編集・進行・校正で役立つエクセル原稿を効率化する小ネタ

ここで紹介するものは、普段のお仕事で原稿をエクセルで支給される、もしくは原稿をエクセルで作るという方に向けての小ネタです。

業務を効率化するのに、高度な関数を覚える必要はありません。簡単な関数や演算子を覚えるだけで十分可能です。

簡単な関数や演算子でも、それらを組み合わせることでできることはたくさんあります。

重要なことは、基礎とその応用だけです。

1:ドキュメント検査

原稿をエクセルのデータで渡す際に気を付けておくこととして、マクロや数式を消しておくのはもちろん、その他独自の設定は削除し「必要な情報だけ渡す」というのが基本です。

しかし、仕事が忙しいときや急かされているときなどは、ついついそのルールが抜けてしまいます。

そのため、データを渡す側だけでなく、データを受け取る側も、そのデータが正しいかを確認しておく必要があります。あとあとの予期せぬトラブルを、まぬがれることができます。

ここでは最低限知っておいたほうがいいこと。
「ドキュメント検査」「非表示の行と列」があるかないかを探ります。

2:非表示の行や列が及ぼす不具合

なぜ「非表示の行と列」を知る必要があるのか?
と思う人もいるかもしれないので、まずは非表示の行や列が引き起こす問題を見ていきたいと思います。
(※ここでは行についてですが、列も同じ考え方です)

1. 「3」と「8」の行を非表示にします。

2. 行を選択→右クリック→非表示

3. 「3」の行が非表示になります。

4. 同様の手順で「8」の行も非表示します。

5. 非表示の状態で、別のシートにコピペします。

6. すると、非表示設定が解除されて「3」と「8」も表示されてしまいます。

不要な行として非表示にしていたものが、別のシートにコピペすると現れてきます。使わない情報として行を隠していたのなら、それが使用されることになるので大問題です。

この例では情報量が少ないので、すぐにどこが非表示なのかわかりますが、量が多いと「どの行」が「いくつ非表示」になっているのかわかりません。

そのために「ドキュメント検査」が必要になってきます。

3:ドキュメント検査のやり方

1. 「3」と「8」を非表示にしたシートでドキュメント検査をしていきます。

2. 【ファイルタブ】 → 【情報】 → 【ブックの検査】へと進みます。

3. 【ブックの検査】の中に「ドキュメント検査」があります。

エクセルのドキュメント検査

4. 「ドキュメント検査」をクリックすると、下から3番目に「非表示の行と列」があります。

5. デフォルトでは、すべての項目にチェックが入っているので「非表示の行と列」のチェックだけ残してあとはチェックを外します。そして「検査」ボタンをクリック。

6. 『見つかった非表示行の数:2』と表示されています。
(※「3」と「8」の行のことです)

※手順「5」では、わかりやすくするため他の検査項目のチェックを外しましたが、そのまま検査しても大丈夫です。

その場合「6」の画面で、他の検査結果も出てきますが「非表示の行と列」の結果だけ確認すれば問題ありません。

4:非表示の行と列があった場合の対処方法

非表示の行や列があった場合、非表示部分は除外して、表示されている部分だけをコピペする方法があります。

1. まずは、範囲を選択

2. 『Ctrl + G』で「ジャンプ」の画面が表示されます。赤枠の「セル選択」のボタンをクリック。
※ショートカットキーを使わないなら、ホームタブ一番右の「検索と選択」の中に「ジャンプ」があります。

 

3. 選択オプションの画面が表示されます。その中の「可視セル」を選択し「OK」をクリックします。
※可視セルとは、文字通り見えているセルのことです。

4. これで表示されている部分(=可視セル)だけが選択状態になります。あとは、そのまま別のシートにコピペすればOKです。

おわりに

実際には、非表示の行や列があったら、念のためデータの送付者に申し送りをしておいたほうがいいです。もしかしたら、その隠している行や列も使用するという場合があるかもしれません。