リーダーシップ

進行管理の意味とその存在

意味とその存在

進行管理とは、プロジェクトを俯瞰して目標達成に向け進捗管理をしていくことと定義できます。ですが、会社や携わるプロジェクトによって、役割や考え方、業務範囲は大きく異なってきます。

時には、プロジェクトリーダーのサブ的役割を担い関与者を引っ張っていく役目になったり、時には、始終黒子役に徹し関与者を陰ながらバックアップしたりとその役目は様々です。

「プロジェクトの母なる存在であり、皆の秘書的な存在」でもあるわけです。

業務内容

進行管理の業務は多岐にわたり、社内外のスケジュール管理・進捗管理・全体調整などプロジェクトのカギを握るものばかりです。

会社によっては、進行管理という職を営業やデザイナーなどがやったりもします。また、常に進行管理が必要とされるかというとそうでもありません。

大きなプロジェクトの場合には必ず必要とされますが、少人数で完結するような小さなプロジェクトでは必要とされないことが多いです。

ただ、どんな劣勢な状況下でも、
優秀な進行管理が一人いれば、そのプロジェクトは成功します

プロジェクトに携わる進行管理次第で、そのプロジェクトの良し悪しがガラッと変わってきます。

進行管理の仕事 その1 仕事の流れを決める

大きなプロジェクトの進行を管理するのは大変です。そのためにはまず、全体のスケジュールを作らないといけません。

これは、大まかなものではなく、関与者すべての作業日程が記載されている極めて細かいものです。大抵は、一日単位になりますが、半日単位、時間単位というものも珍しくありません。

スケジュールはクライアントの意向をもとに作っていきますが、納期的に厳しい場合はクライアントと相談し調整する作業も必要とされます。

納期から逆算して、いつまでにこのプロジェクトを開始しないといけないかを決めます。余裕がある分にはいいですが、昨今はそうでない場合がほとんどです。

また、単にスケジュールを作ればいいというわけではなく、プロジェクトを遂行する人達、すなわち社内や社外協力先などプロジェクト関与者の個々のスケジュールを押さえていかないといけません。

ここからが進行管理の大変な仕事の始まりです

大抵の関与者は、仕事を複数抱えています。中には、他のプロジェクトに参加中の人もいます。その関与書のスケジュールをすり合わせ、組み立てていく必要があります。

色々な仕事の合間を縫って、関与者の時間を確保しスケジュールを練り上げ、綿密なスケジュールを作っていくのです。関与者と何度もスケジュールの調整をすることはざらです。

時には、強引に仕事をねじ込むというような力業も必要になってきます。

余談

スケジュール作成の際には、ある程度のバッファ(余裕)を持たせることがあります。仕事には不確定要素がつきものなので、万一のリスクマネジメントのためです。

ただ、この余裕期間は進行管理だけが知っていればいいです。

バッファがあると皆が知っていると、100%そのプロジェクトの進捗は遅れます

進行管理の仕事 その2 進捗管理

スケジュールが出来上がったら関与者に配布します。ホワイトボードなどがあれば、各工程の進捗度合いが一目でわかるような進行表を作って貼り出すこともあります。

いわゆる「見える化」です。計画が予定通りに進捗しているかを一目で管理できますし、共有するのが非常に楽になります。

最近では、オンラインでの進捗管理ツールもありますが、今の段階ではまだアナログに分があると思います。

また、進捗に遅れが出ないよう、各要所リマインド(再確認)しなければいけません。これは、メールや電話、直接口頭など手法は様々ですが、進捗に遅れが発生しないようにするための重要な手段です。

近頃では、PCやスマホにリマインダー機能のあるアプリもあるのでそれを活用している人も多いかと思います。ですが、それもうっかり見落としていて、進行管理からの一声で助けられたという人も多いでしょう。

その他の仕事

【要所】とは?

分かりやすく単純化した工程を例にします。
1.ライターが文章を作成  → 2.DTPが流し込む → 3.校閲する

 簡単な例ですが、(1)が滞ると、(2)と(3)にも影響してきます。そのために、ここでの要所は(1)になります。ライターの進捗を確認すればいいわけです。

ここであげたのは簡単な例ですが、画像やイラストなどの要素も入ってくると、カメラマン・画像加工・イラストレーターなど、複数の工程に目を光らせないといけません。

また、リマインドとは別に、進捗が思わしくない工程があれば、その人にプッシュしないといけません。

いわゆる尻たたきです。仕事とはいえ、言うほうも言われるほうも嫌なことです。当然、悪いのは事前に決めたスケジュールを守らない人です。どんな理由があっても、遅れる可能性があるのなら、事前に伝えるのが筋です。

こういうことにも、進行管理が関わらないといけないのはいささか可哀そうな気もします。

その他の仕事

(1)プロジェクトの最初の場面では、「キックオフミーティング」があります。これは、プロジェクト関与者の顔合わせのミーティングです。

ミーティングの内容は様々ですが、クライアントを交えて顔合わせの場面とするだけのものもあります。一方、社内のプロジェクト関与者だけで集まり、概要から詳細まで説明する場面とすることもあります。


(2)プロジェクトの最後の場面では、「プロジェクトの振り返り」があります。プロジェクトが終わったからといって、すべての仕事が終わりでなく、良かった点や悪かった点を関与者で話し合い、次回に向けての改善案を出し合います。


このように、進行管理は最初から最後までプロジェクトに携わらないといけません。

ツラい立場にいる進行管理

進行管理は、場合によっては、校正よりもスポットライトの浴びづらい職種です。

苦心して、練り上げたスケジュールもクライアントの一言で一からやり直しということもあります。

また、関与者も人間ですから、不意の病気などで休むこともあります。その場合は、代替者を探すか、スケジュールを引き直すなどの対応がせまられます。

進行管理は、
プロジェクトが成功しても褒められず、
プロジェクトが失敗したら進行管理のせいにされる…

ツラい立場にいることが多いです。

なので、もし皆さんの周りに進行管理の方がいたら、とりあえず「ありがとう」と言っておきましょう。