校正校閲の仕事を外注(業務委託)するときの依頼ポイント

校正校閲の仕事を外注(業務委託)するときの依頼ポイント

仕事に追われていると、注意力が散漫になり集中力も長続きしません。散漫な状態で校正しても、ただただワークタイムを無駄にするだけです。見落としのリスクも高くなるばかりです。

校正するには集中力が命ですので、何としてもそのような状況を避けなければいけません。特に、繁忙期など、対応しきれないほどの業務量でオーバーフローしそうなときは致命的です。

そんなときは迷わず、外部の校正専門の会社に依頼することをおすすめします。校正の仕事は専門の校正会社に任せて、安心して他の仕事に取り組む方が効果的です。

校正機能が社内にない場合も、外部発注する際のポイント押さえておくとスムーズに手配できます。

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外部発注するときのポイント

1.大前提の心得

1-1.繁忙期を意識して、出来るだけ早くスケジュールを押さえる

どこの校正会社も繁忙期は同じような時期ですので、必ずしも仕事を引き受けてくれるとは限りません。突発的な案件などは、校正を断られた際の代替先(校正先)や予備日を事前に考えておきましょう。

ある意味早いもの勝ちです。繁忙期が分かっているなら、事前に依頼しておくとをおすすめします。

1-2.Webの校正を依頼する場合は、校正量の基準を明確にする

Webの1ページと紙の1ページは情報量が違います。紙媒体は想像しやすいですが、Webだと1ページといっても長いものも短いものもあるので、基準が不明確です。

紙媒体の校正同様、Webの校正も大抵は、紙に出力して校正します。そのため、出力すると想定してゲラの枚数を伝えると納期などに誤差が生じなくてすみます。

たとえば、『A4で出力すると50ページ分ぐらい』など。

1-3.依頼する物件を、自分が内校すれば、何日(何時間)ぐらいで終えられるかを想定しておく

これにより、大まかな校正時間を把握できますので、そこから予算を算出しやすくなります。
「時間×単価」の場合だと、概算で見積もりができます。

1-4.校正の作業内容は、誰が見ても分かるように指示し、モレがないか確認する

詳細は、下記の(3)~(6)参照ください。余力があれば、先に原稿にサラリと目を通しておくだけで、別紙の添付モレや注意事項などにも気づけます。

1-5.校正しなくてもよい箇所は必ず申し送りする

たとえば、「金額やコピーが後で変更される可能性があるので、その部分は校正しなくていいです」と明確に伝えます。

校正者は、良かれと思って何でも校正してくれますので、見なくていい項目までも校正してもらっていたら、その分の時間と予算が無駄になります。

他の例として、「今回、フォントを変えたので改行位置が変わっていても指摘しないで流してください」など。

1-6.依頼物件の過去のクレームを確認する(校正に関すること)

前回起こったことは、今回も起こりやすいので注意しましょう。カタログやパンフレットなどでは、正誤表が別紙として添付されている場合があるので、それらも忘れず手配しましょう。

1-7.画像に関しての指示は注意

「明るく、シャープに、赤みとる」などの画像に対する指示は、校正ゲラでは確認できないので、自分で責任を持って確認しましょう。

1-8.その他、間違いやすい項目は必ず申し送りする

たとえば、「表組のフォーマットを変更しているので、重点的に見てほしい」など。
※表組は、一文字直すだけも予期せぬところがズレたりする間違いが多いです。

他にも、手入力の個所は、打ち間違いが起こりやすいため範囲を明確に伝えましょう。

2.校正依頼時に必要な材料

・原稿(原稿が複数ある場合、原稿の履歴は明確にしておく)
※原稿に色付けなどして、区別しておくと履歴がわかりやすいです。
・校正ゲラ
・前回の印刷物(カタログ、パンフレットなど)
・画像の原稿(コンタクトシート)
・テキスト原稿
・表記ルール表(=文言統一表)
・PDF(必要であれば)
※校閲を依頼する場合、PDFがあると表記統一も文字検索も簡単にできますので精度が上がります。最近では、PDFを要求されることも多いです。
・その他(台割など)

3.作業内容

3-1.校正(照合)のみ
原稿との照らし合わせ+めくり合わせ


3-2.校正+部分的な校閲
文章が差し変わったところのみ素読みなど


3-3.校正+全体を通しての校閲

校閲や表記統一は、PDFを使った方が効率がよいので原稿と一緒に送りましょう。


3-4.校閲のレベル

校閲は、時間もかかり出来る人材も限られてきますので、オーダー項目が多いとその分金額も時間もかかるので注意が必要です。


(1)表記統一の範囲の明確化
表記ルール表がない物件などは、
・「全体を通しての表記統一」
・「章単位」
・「見開き単位」
・「ページ単位」
・「記事単位」
など、どの範囲で統一するのかあらかじめ決めておきましょう。


(2)素読みの程度の明確化

誤字脱字レベルのみ、言い回しなども指摘するのか。

4.現段階では、校正しなくてよい項目

これは、後工程で一気に校正した方が効率が良い項目になります。特に、本文の内容が決まらないと作成出来ようなページです。

・目次
・扉
・柱
・参照ページ(=ページジャンプ、飛ばしノンブル)
・巻末の索引
 など

※索引の校正は時間がかかりますので、別途作業日を設けるようにしましょう。

5.Wチェックをしてほしい項目

クレームに直結するような購買にかかわる重要項目は、念を入れてWチェックしてもらいましょう。

・価格
・品番
・商品情報
・会社名、部署名、役職名
・人名
・郵便番号、住所
・HPアドレス、メールアドレス
・Tel、Fax
 など

※Wチェックをする分、別途予算と時間はかかりますのでご注意ください。

6.その他、確認してもらいたい項目

・ダミーの個所があったら指摘してもらいたい
・URLのリンク先をPCで確認してほしい
・QRコードをスマホで読み込み確認してほしい
・税込価格の赤字が入っていたら、電卓で計算してほしい
・英単語のスペルチェックもしてもらいたい
 など

おわりに

繁忙期は、どこの校正会社も校正人員の確保や各物件のスケジュール調整に追われています。早めに日程調整はしておきましょう。

一番大事なことは、スケジュールを早めに押さえておくことです。

予算や原稿をいくら事前に用意していても、校正してもらえる会社がなければ元も子もありません。そうならないように、事前に段取りを整えて万全の態勢で、外部の校正会社に依頼しましょう。