校正チェックが苦手・ミスや見逃しが多い人のための速攻改善方法[ミスを6分の1に?]

校正チェックが苦手・ミスや見逃しが多い人のための速攻改善方法

「校正のやり方って、誰かにちゃんと教わったでしょうか?」
「見よう見まねでやっていませんか?」

校正作業は、校正者だけがするものではありません。どんな職種の方にも必要とされるスキルの一つです。ですが、そのやり方をちゃんと教わったという方は意外と少ないと思います。


「校正が苦手だ」という方、「抜けモレが多い」という方も、自分の能力のせいではなく、今まで誰からも校正のやり方を教えてもらえず我流でやってきたせいで、そうなっている可能性があります。


ここで紹介するやり方は、致命的なミスを防ぐのに即効性のあるものです。

決して「注意してみる」「慎重にみる」という精神論ではありません。校正には、ある程度効果的なやり方があります。さすがに専門の校正者に匹敵するレベルに達するのは難しいですが、ミスは必ず減らせるものです。

誰でもできる4つの改善方法

1:指差呼称の原理を応用

指差呼称」とは、確認すべき対象を指で差し、さらに同時に声にも出して確認するというやり方です。

身近な例でいうと、駅員さんが実践されています。指差呼称という言葉を知らなくても、駅員さんが指差す姿は誰でも見かけたことがあると思います。

この「指差呼称」の原理を校正にも応用します。校正するときに、一つ一つの文字に対し指を差しての確認はできないので、指の代わりにペンを利用します。これは、既に無意識にやられている方も多いです。

ペン先で文字を追っていくというやり方です。理想は、一つ一つの文字を追うことですが、ペン先で文字をなぞる感じで大丈夫です。指先やペン先に意識を向かわせるこのやり方は「緊張感や集中力を高める効果」があります。

また、同時に音読もすれば効果的です。自分の声を耳で聞くことにより注意力も増してきます。ブツブツ唱える感じではなく、自分の耳に聞こえる音量です。『私は・今・校正を・しています』というように、適度な文で区切るように読んでいきます。読むスピードはやや遅めです。ただ、実際校正するときには、大きな声で読めないので、自分にだけ聞こえる程度の音量で大丈夫です。

これだけで、ミスや見逃しはかなり減らすことができます。この「指差呼称」の効果実験では、間違いの発生率を約6分の1にしたという結果が残されています。

■ 指差呼称の効果

指差呼称だけでヒューマンエラーの根絶を実現することはできませんが、実験・研究から、指差呼称は「意識レベルを上げ、確認の精度を向上させる有効な手段」であるといえます。

【出典;厚生労働省:
安全衛生キーワード

2:漢字(熟語)の間違い・意味を調べる

漢字の間違いは読み方を変える

漢字を読む場合、特に熟語などは、その意味も声に出して読めば間違いに気づきやすくなります。


具体例

・「追求」と「追究」

仮に『利益追究』と文章中に出てきた場合。
「りえきを、おって、きわめる」とその熟語を分解して読んでいきます。

「ん? りえきをきわめる?」
「りえきをもとめる、じゃないの?」
などのように、間違いに気づくケースがあります。


その他の例

・「無給」と「無休」

読み方の例  給料が無い、休みが無い

・「前文」と「全文」
読み方の例  前の文、全体の文

・「適正」と「適性」
読み方の例  適当で正しい、適した性質(性格)


同音異義語は使い分けが難しいものが多いです。経験や知識が必要となるため、必ずしも見つけられるとは限りませんが、一つでもミスを少なくするためには効果的です。

Wordの検索機能で意味を調べる

Word文書なら辞書を引くこともなく簡単に調べることができます。調べものの時間を短縮することで、その分校正作業に集中できます。


1-1.
「檸檬の色は?」の「檸檬」の読み方を調べたい場合

校正ミスの対策

1-2.
【調べたい単語を選択】→【右クリック】→【検索「檸檬」】を選択

校正ミスの対策

1-3.
画面右側に「檸檬」に関するネット検索の結果が表示されます。

校正ミスの対策

1-4.
検索画面の拡大

検索画面には、「Wikipedia」や「コトバンク」などの辞書での結果が表示されます。
そこから読み方や意味など簡単に調べることができます。手で辞書を引くよりも圧倒的に早いので便利です。
※「コトバンク」…出版社などが提供する信頼性の高い辞書・辞典・データベースから用語の意味を一度に検索できるサービス

校正ミスの対策

3:数字の見間違い対策

数字は、一字ずつ区切って読んで確認するのが有効です。これは、校正チェック方法の一つである読み合わせ校正でも実践されています。


「1,000円」という語なら、まず「せんえん」と読み、さらにそれを分解して読みます。
「いち、かんま、ぜろ、ぜろ、ぜろ、えん」というように音読します。
もしくは、「いち、かんま、ぜろが3つ、えん」でも大丈夫です。

読むのと同時に、ペン先で数字を追うのも忘れないようにします。


次のように位取りカンマの位置が間違っていたり、抜けていたりすることに気付けない人は、数字の組み合わせを一つの単語としてとらえている可能性があります。そのせいで、間違いに気付きづらくなっているかもしれません。


間違い例

  100,00円  カンマの位置が違う
  10000円    カンマが抜けている


また、数字の組み合わせを一つの単語としてとらえていると、
000のように同じ数字が連続する場合に1桁見間違えたり、「1と73と8」などの似た数字を混同したりする可能性が高くなります。

数字の組み合わせは、一つの固まりとしてとらえず、一つ一つの数字を分解して確認するようにします。面倒ですが、この方法が一番効果的です。

4:英単語のスペルミス

テキストデータがあるなら、英単語の間違いを確認する手っ取り早い方法が2つあります。


1.
「2」の項目で紹介したWordの検索機能を使う

ただ、日本語と違い検索結果がわかりづらい場合があるので、使えるときと使えないときがあります。



2.
Wordの「スペルチェックと文章校正」機能を使う

これはWordの標準機能です。英語のスぺルミスに関しては、かなりの高い精度で間違いを見つけてくれます。

【校閲タブ】→【スペルチェックと文章校正】で、画面右に結果が表示されます。


下の例は「atmosphere 」を「atomosphere」とスペルミスして試した結果です。
画面右に、辞書にない単語として「atomosphere」が表示されます。

※この機能を使えば、英語に対しては高い確率でスペルミスを発見してくれます。ただ、日本語に対しては、文章の構造に依存するので精度にバラツキがあります。


校正結果

校正のミス対策

画面右側の拡大

校正のスペルミスを正す

その他の改善方法

その他の効果的な改善方法としては、

・時間を置いてから、再度目を通す
・適度な休憩
・ストレッチなどの軽い運動
・校正する場所(部屋)を変える

 などがあります。

これらは、ごくありきたりなことですが非常に効果的な方法です。簡単なことほど、おろそかにされがちですが、簡単ゆえに効果は抜群です。


ミスや見逃しは誰でも起こすものですが、少なくする方法はいくつもあります。また、そうする努力も必要になってきます。ミスや見逃しが多いという人は、自分の能力というよりも置かれている環境がミスを誘発しているということも考えられます。

そのため、何か間違いを起こしても自分だけに非があると思わず、次の対策を打つことが大切になってきます。