校正が苦手・校正ミスが多い人のための速攻改善方法[ミスを6分の1に?]

校正が苦手・校正ミスが多い人のための速攻改善方法

「校正のやり方って、誰かにちゃんと教わりましたか?」
「見よう見まねでやってませんか?」

校正は、校正者だけのものではなく、どんな職種の方にも必要なスキルの一つです。ですが、ちゃんとやり方を教わっている人は意外と少ないと思います。

「校正が苦手だという方」も「抜けモレが多いという方」も、自分の能力のせいではなく、今まで誰からも校正のやり方を教えてもらえず我流でやってきたせいで、そうなっている可能性があります。

ここでのやり方は、致命的なミスを防ぐのに即効性のあるやり方を説明したいと思います。

決して「注意してみる」「慎重にみる」とかいう精神論ではありません。校正は、見様見真似でできるものではなく、ある程度効果的なやり方があります。

さすがに、専門の校正者に匹敵するレベルに達するのは難しいですが、必ずミスは減らせます。

誰でも、スグできる4つの改善方法

1.「指差呼称」の原理を応用

指差呼称」とは、確認すべき対象を指で差し、さらに同時に声にも出して確認していくやり方です。

身近な例でいうと、駅員さんが実践されています。指差呼称を知らなくても、駅員さんが指差す姿は誰でも見かたことがあると思います。

この「指差呼称」の原理を校正にも応用します。校正時に、一つ一つ指差し確認はできませんので、指の代わりにペンを利用します。これは、既に無意識にやられている方も多いです。

ペン先で、文字を追っていくというやり方です。理想は、一つ一つの文字を追うことですが、ペン先で文字をなぞる感じで大丈夫です。これには「緊張感や集中力を高める効果」があります。

また、同時に音読もしていきます。自分の声を耳で聞くことにより、注意力も増してきます。ブツブツ唱える感じではなく、自分の耳に聞こえる音量です。『私は・今・校正を・しています』というように、適度な文で区切る感じで読んでいきます。読むスピードはやや遅めにします。

これだけで、誤字脱字は、かなり減らすことができるはずです。この「指差呼称」の効果実験では、間違いの発生率を約6分の1にしたという結果が残されています。

指差呼称だけでヒューマンエラーの根絶を実現することはできませんが、上記の実験、研究から、指差呼称は、「意識レベルを上げ、確認の精度を向上させる有効な手段」であるといえます。

【参照元】 厚生労働省:安全衛生キーワード

2.漢字の場合

漢字を読む場合、特に熟語などは、その意味も声に出して読めば間違いに気づきやすくなります。

具体例

・「追求」と「追究」
仮に『利益追究』と文章中に出てきた場合。
「りえきを、おって、きわめる」とその熟語を意味にして読んでいきます。

「ん? りえきをきわめる?」
「りえきをもとめる、じゃないの?」
などのように、誤字に気づくケースがあります。


その他の例

・「無給」と「無休」
読み方の例 → 給料が無い、休みが無い

・「前文」と「全文」
読み方の例 → 前の文、全体の文


同音異義語は使い分けが難しいものも多く、経験が必要となるため、必ずしも見つけられるとは限りませんが、一つでもミスを少なくするためには効果的です。 

3.数字の場合

数字は、一文字ずつ読むのが効果的です。これは、読み合わせ校正でも実践されています。

1,000円なら「せんえん」とまず読み、それを分解していきます。「いち、かんま、ぜろ、ぜろ、ぜろ」というようにです。

位取りのカンマの位置が違っていたり、000」のように同じ数字が連続している場合には、
数字を一つの単語でとらえてしまうと、数字の抜けに気づきづらくスルーしてしまう可能性が大きいです。そのため、一つ一つ読むようにします。
※もちろん、ペン先で文字を追うのも忘れないようにします。

4.英単語の場合

Wordのデータがあるなら、英単語の間違いを確認する手っ取り早い方法が、2つあります。

(1)スマート検索

1-1.下の画面のように、
「調べたい英単語(atmosphere)を選択」 → 「右クリック」 → 「スマート検索」で一瞬で探せます。


1-2.スマート検索の結果が右画面に表示されます。
   
スマート検索は、辞書を引くよりも圧倒的に早く、意味を調べるのにも非常に便利です。
日本語でも、漢字などを調べる際には、スマート検索を使えば便利です。


(2)スペルチェックと文章校正

これは、一般的なやり方です。Wordの標準機能です。
「校閲タブ」→「スペルチェックと文章校正」で、画面右に結果が表示されます。

ここでは「atmosphere 」を「atomosphere」と、スペルミスして試した結果です。
右画面に、辞書にない単語として「atomosphere」が表示されます。

※この機能は、英語に対しては、高い確率でスペルミスを発見してくれますが、日本語の精度はいまいちなので、日本語に対してはオススメしません。 



【補足】
Wordのデータがない場合。
・英単語が多い  ⇒ 一旦、PDFにして文字情報を抜き出してWordで検索
・英単語が少ない ⇒ 辞書で調べるしかないです

その他の方法

その他の効果的な方法としては、
・時間を置いてから、再度目を通す
・適度な休憩
・ストレッチなどの軽い運動
などがあります。ごくありきたりですが、非常に効果的な方法です。

簡単なことほど、おろそかにされがちですが、簡単ゆえに効果は抜群です。

ミスは誰でも起こすものですが、少なくする方法はあります。また、その努力も必要です。
ミスが多い人は、自分の能力というよりも、置かれている環境がミスを誘発しやすいということも考えられます。

そのため、ミスを起こしても自分だけに非があるとネガティブにならず、次の対策を打つことが賢明です。