デジタル校正

表記ゆれチェックはソフトで解消!のまとめ

これまで表記ゆれチェックの検証を、身近なソフトのPDFWord・Excelで試してきましたが、それらのまとめになります(※便宜上、PDFと呼んでいますがAcrobat Readerのことです)。

1.表記統一のルールがあるもの

表記ゆれに対して、あらかじめルール決めされているものの評価になります。

例えば、
さい」は「ください」にする、
「コンピュータ」は「コンピュータ」にするなど、
表記がバラついていたときに、どれに揃えるのか統一ルールがあるものの検索評価です。

1位
『PDF』

表記ゆれチェックは、PDFがダントツの1位です。
手順が簡単
複数の単語を一括検索できる
という利点が他のソフトに比べ圧倒的に優れています。
ソフトも無料でダウンロードでき、PCの環境も選ばないのがさらに良い点です。


【関連記事】表記ゆれチェックはソフトで解消!⇒ PDF編


『Word』

Wordでは、一般的な表記統一に出てくる単語を、複数同時に検索することができません。その点でPDFに劣ります。単語を一つずつ検索する必要があるため、やや時間がかかります(※規則性のある単語なら複数でも検索可能です)。

ただ、Wordの最大のメリットは、検索した文字を置換で修正できることです。ここでは表記ゆれ検索だけの評価ですので、修正までを含めての評価ならWord位になります。


【関連記事】表記ゆれチェックはソフトで解消!⇒ Word編

3位
『Excel』

複数の単語の検索にかけては、PDFに引けをとりません。しかし、検索までの設定にやや時間がかかるという点(関数を使用)が不慣れな人にはネックになってきます。

また、NGの単語が、文章中に有るか無いかまでの検索は可能ですが、どこにあるかまでは特定できません。精度は非常に高いですが、検索という点にかけては単語の特定まではいかないので3位となります。

ただ、ExcelでNGの単語の有無を確認し、Wordで特定&修正すれば、非常に便利ものとなってきます。


【関連記事】表記ゆれチェックはソフトで解消!⇒ Excel編

総評

表記統一のルールがある場合、その「あるもの」を検索するのはデジタルツールが得意とするところです。

そのため、検索の精度自体はどのソフトを使用しても大して差はありません。あとは手間と時間の問題です。

2.表記統一のルールがないもの

表記ゆれに対して、ルール決めされていないものの評価になります。

例えば、
「下さい」と「ください」が文章中に出てきた場合、どれに統一するかルールがないもののことです。とりあえず、表記がゆれていたら見つけてくれといった感じです。

1位
『Word』

2位・3位は、該当なしです…。

Word以外は、表記ルールがないものの表記ゆれ検索は基本できません。

そのため、『PDF』『Excel』圏外となります。(※Excelの関数を使えば可能ではありますが、単語の特定までは難しいです)

総評

表記統一のルールが「ないもの」に規則性を見出して何かを見つけるということは、現段階ではデジタルツールの弱点といえます。

そのため、検索精度も文章の構造によってバラつきが出てきます。非常に検索精度の高いときもあれば、ほとんど検索できないようなときもあります。

その振り幅は、10%~80%ぐらいと極端に開きがあるといった感じです。

【補足】
表記統一のルールが「ないもの」を検索するには、市販の校正支援ソフト「ジャストライト」が有名です。

ですが、このソフトでも100%表記ゆれを見つけることは難しいです。

ただ、校正支援ソフトだけあって、Wordよりも検索精度は非常に高いです。通常の何もカスタマイズしない状態でも検索精度は高いですが、カスタマイズして事前に単語登録しておくと、さらに精度は上がってきます。


ジャストライトの2週間体験版がダウンロードできますので、表記ゆれの精度を実際に試すことが可能です。

ジャストシステム Just Right!6 Pro 通常版

体験版ダウンロード
通常版

※ネット上にフリーの校正ソフトも多くありますが、セキュリティの面・精度の面から、会社で使用するのはおすすめしません。

おわりに

表記ゆれの検索に関しては、PDF位ですが、実際の業務では検索して終わりでなく、修正もしなくてはいけません。それを考えれば、やはりWordが実質1位といえます

文章作成の際に、Wordをいかに活用するかで、表記ゆれの発生する量も変わってきます。Wordは、操作方法もシンプルで、検索/置換で文字も手入力する必要がないので、非常に便利なものです。

今までは校閲者に任せっきりだった表記統一が、
ソフトを使えば「誰でも簡単にできる」「ベテランの校閲者にも匹敵する精度」でしたら、やらないという選択肢はないでしょう。