原稿整理と管理

原稿や校正ゲラの管理

原稿や校正ゲラは、自分一人が見るものでなく、色々な人の目に触れながら順々に経由されていくものです。

そのため、原稿整理や原稿管理する側は、自分だけでなく他の誰が見ても「これが原稿」「それが校正ゲラ」と一目でわかるように整理しておく必要があります。

また、複数の原稿や資料があるときは、どれが最新で、どれが大元の原稿なのかも、明確にしておく必要があります。

そこで、原稿の先頭ページに、日付と作業段階(初校・再校・三校など)を記入したり、目立つように大きな付箋を貼ったりして区別している人は多いと思います。

原稿や校正ゲラをバラすとき

原稿や校正ゲラは、それぞれが束ごとにクリップ留めされていると思いますが、作業時には必ずしも束ごとにまとめられた状態にあるわけではありません。

たとえば、
・オペレーターが手分けして作業するとき
・校正するとき
・一部の原稿をコピー・スキャンしたりするとき
・任意のページをピックアップして見比べたりするとき
などなど、色々な状況で原稿はバラされることがあります。

そのせいで、いざ作業を終えて原稿をまとめるときなって起こることがあります。

「あれ? 原稿が一枚足りない…」
「これとこれ、どっちが原稿でどっちがゲラだったかな…」
「違う束の原稿が間違って、こっちの束に入っていた…」

このようなことは、どんなに気を付けていても人が作業する以上必ず起きます。原稿や校正ゲラを一度バラした場合は、混在する可能性は非常に高くなってきます。

この可能性を下げるためには、原稿管理の仕方を少し見直した方がいいかもしれません。

そもそもなぜ原稿が複数あるのか?

資料などの別紙が複数あるのはよくあることですが、「原稿が多いってどういうこと?」って思う人もいるかもしれません。

本来なら、原稿が発生するごとに校正するのがベストなやり方です。

1.原稿が発生 ⇒ 1.校正する ⇒ 2.原稿が発生 ⇒ 2.校正する …
このように原稿が発生するごとに校正していけば、その都度原稿が消化されていくので、複数原稿が発生するということはありません。管理も簡単です。


ただ、予算や納期の関係で校正をかけられない場合があり、校正作業を後回しにすることがあります。
後回しにしたからといって、見るべき原稿が減るわけでもありません。

1.原稿が発生 ⇒ 2.原稿が発生 ⇒ 1と2を校正する(※)⇒ 3.原稿が発生 ⇒ 3.校正する
※この場合、2回分の原稿を1回の校正で確認します。


場合によっては、最終段階で校正を一回だけかけるというケースもあります。
1.原稿が発生 ⇒ 2.原稿が発生 ⇒ 3.原稿が発生 ⇒ 4.原稿が発生 ⇒ 正する
※この場合、最終の工程ですべての原稿を校正する必要があります。

色で管理する

原稿が複数ある場合は、それぞれが交じり合わないように工夫する必要があります。単に『注意しましょう』だけではミスは防げません。そのために、頭で考えるよりも、色で直感的に判断できるようにします。

色で判断するというのは、各原稿に違った色のマーカーを付けて、色で分類することです。

実際に校正作業をするときに、確認した箇所がわかるように、ダーマトや色鉛筆を使い分けて校正する人も多いと思います。ここでは、単にそれを原稿に応用しているだけです。

色で分類しておくと、誰が見ても直感的にわかるのでケアレスミスを防ぐ効果は大きいです。

原稿の管理も、
1回目は、緑色
2回目は、黄色
3回目は、赤色
などと、あらかじめルール決めをしておけば、色を見ただけでどの作業段階のものかがわかります。
これにより
管理も容易になってきます。

マーカーを準備

マーカーはこれぐらいあれば十分です。

原稿整理と管理

数本マーカーが必要なのは、複数の原稿を区別するためだけでなく、校正ゲラも区別し尚かつ履歴管理もするためです。

マーカーで管理するためのルール決め

以下は、校正の回数が3回で、原稿が複数ある場合の例です。


回目の校正

・原稿が4つあるとします。
※原稿と校正ゲラの右下に、以下のマーカーを付けて色分けします。
 原稿1 → 白(マーカーなし)
 原稿2 → 茶
 原稿3 → 紫
 原稿4 → 紺
 校正ゲラ(1回目)→ 緑

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実際にマーカーで色分けしたもの
・原稿
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・校正ゲラ(1回目)
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回目の校正

・原稿が2つあるとします。

 原稿1 → 白(マーカーなし)
 原稿2 → 茶
 校正ゲラ(2回目)→ 黄

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実際にマーカーで色分けしたもの
・原稿
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・校正ゲラ(2回目)
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回目の校正

・原稿を1つとします。

 原稿1 → 白(マーカーなし)
 校正ゲラ(3回目)→ ピンク

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実際にマーカーで色分けしたもの
・原稿
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・校正ゲラ(3回目)
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以上のようにマーカーを付けていきます。
ここで重要なのは、工程ごとにマーカーの色を決めておくことです。


上記の例では、原稿のマーカーは古い順から、このように決めています。

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校正ゲラへのマーカーはこのよう固定しています。

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1回目の原稿を重ねたものです。
前から見ても横から見ても、一目でわかります。

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校正ゲラだけを重ねたものです。
どの工程の校正ゲラかが瞬時にわかります。万一のクレームの際も履歴を遡るのが容易です。
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色の組み合わせと意味付け

校正ゲラを、「ピンク」の順番にしているのは意味があります。
これは、信号機の色に合わせています。意味も信号機の色と同じ意味合いを持たせています。

・校正ゲラに緑のマーカーが付いていると1回目の校正だとわかるので、あと2回校正するタイミングがあるとわかります。そのため、全体を通して校正した方が効率のよいものは、後回しにするという判断ができます。

・校正ゲラにピンクのマーカーが付いているなら3回目(最後)の校正とわかるので、ダミーの箇所が残っていないか? やり残した作業がないか? など再確認する必要があります。また、原稿が足りない場合も申し送りで対処するのではなく、最後の校正になので、ちゃんと原稿を手配してもらい校正する必要があります。

単に色で分類するということだけでなく、その色に意味を持たせておくと注意喚起にもなり効果的です。

マーカーの付け方

原稿や校正ゲラのページ数が増えると、マーカーの色付けだけでも面倒だと思われるかもしれません。ですが、100ページぐらいだと約1分ぐらいで付けられます。

どんなに時間がないといっても、それぐらいの時間は捻出できると思います。管理のしやすさを考えれば、たったの数分だけです。

マーカーの付け方には少しコツがあります。一方の手でページをめくりながら、もう一方の手でマーカーを付けていきます。※指サックをしないと難しいです。

動画

おわりに

昔から段取り八分といわれるように、最初の工程で時間を惜しまず、少しでも手を加えておけば、後々の負荷を軽減させること(ラクすること)ができます。

色での分類や注意喚起を促すことは、意識せずとも誰もがやっていることだと思います。普段、勉強するときでも、ポイントだと思うところには目立つ色でチェックを入れたりするのもその例です。

ここでは、原稿や校正ゲラの色の管理を紹介しましたが、ケアレスミスが起きやすい場面では「次は気を付けよう」「注意しましょう」の精神論でなく、直感的に判断できる色で管理するのが有効です。