デジタル校正のPDF

表記ゆれチェックはソフトで解消!⇒ PDF編

今やPDFはビジネスになくてはならないものです。こんな便利なものを使ってない人はいないでしょう。このPDFを使い、今回は「表記ゆれ」を検索していきたいと思います。

『表記のゆれとは?』
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・ください   ⇔ 下さい (ひらがなと漢字のバラつき)
・コンピュータ ⇔ コンピューター (音引きの有無のバラつき)
・取り組み   ⇔ 取組み (送り仮名の有無のバラつき)
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このような文字の表記のバラつきを、表記ゆれといいます。

上にあげているものは、どの表記が正しいというわけではありません。これは会社や媒体によって、どの表記にするかを決めています。いわゆる表記ルールです。

表記ルールを定めることで、文章に統一感を持たせることができます。また、どちらの語にすべきか迷ったときの判断基準になります。

文章内で表記ゆれが多いと、読みづらいだけでなく、それが気になり文章の内容が伝わりづらくなります。文章は伝えたいことを相手にわかりやすく伝えるものです。その伝達を阻害するものは、少しでも取り除いておいた方が賢明です。

たとえば、
『環境問題への取り組み、地域社会貢献への取組み、働き方改革への取組をわが社は~』

「取り組み」が、3パターンもゆれていれば、違和感が起こります。

単なる不揃いだけならまだしも、
・意図的にそうしているのか?
・そこに何らかの意味があるのか?
と深読みする人も出てくるかもしれません。

校正者は表記ゆれを見つけるために、まず表記ルールにある単語を一つずつ頭の中に叩き込みます。何十もの単語を頭の片隅に置きながら文章を読み、正しい表記になっているか確認していくわけです。

ですが、この表記の不揃いは、PDFさえあれば無料簡単一瞬で探し出すことが可能です。しかも、誰でもできます。校正を知らなくても可能です。

未だに、表記統一を人の目だけに頼っているであれば、時間とコストの無駄といえます。

1.表記ゆれの検証 準備

ここでは、基本的な手順を説明します。
応用すれば、もっと広範囲で表記ゆれを見つけることも可能です。

■総務省統計局のHPで公開かれているPDFを使用します。
『労働力調査(基本集計) 2019年(令和元年)7月分 (2019年8月30日公表)』

たとえば、下のような表記ルールがあるとします。
(※実際の表記ルールは、数も多く使用例なども明記されていたりします)

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  〇使用可   ×使用不可
(1)ケ月     か月
(2)および    及び
(3)すべて    全て
(4)または    又は
(5)勤務先    勤め先
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この使用不可の文言を、PDFの文章内から探し出していきます。

2.表記ゆれの検証 手順

【手順】

(1)ダウンロードしたPDFをAcrobat Readerで開きます。
※Acrobat Readerは無料でダウンロードできます。


(2)
メニューバーの「編集」から「高度な検索」を選択します。


(3)
詳細オプションを表示」を選択


(4)
検索する語句を指定してください」の欄に使用不可の文言を入力。

使用不可の文言
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か月 及び 全て 又は 勤め先
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※単語の間は半角アキを入れます。

・「次の条件を含む」の欄は「いずれかの語が一致するものを検索」を選択。
・「その他の条件」の欄は、すべてチェック不要です。

あとは「検索」ボタンを押すだけです。
これで、表記のゆれとの闘いが解消されます。

3.表記ゆれの検証 画面

検索前の画面です。

検索後の画面です。

画面の左上には、検索結果が表示されています。
1個の文書で36件見つかりました』と表示され、その下に「検索結果」が出ます。

PDFの文書内では、使用不可の「か月」黄色でハイライトされています。

「及び」

校正校閲の表記ゆれ

「全て」

「又は」

「勤め先」


以上です。
手順通りやれば、誰でも簡単にできます。


PDFで表記ゆれを見つけたあとは、校正ゲラに転記するか、直接元のデータを修正するかのどちらかになります。どうしても、そこは人の手というアナログな作業になります。

ですが、その作業を考慮しても、精度・時間ともにPDFで表記ゆれ検索をした方が、圧倒的に効率化できます。

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