校正・校閲の表記ゆれ(表記のゆらぎ)はPDFで解消![やり方解説]

校正・校閲の表記ゆれ(表記のゆらぎ)はPDFで解消![やり方解説]

今やPDFはビジネスでは欠かせないものです。こんな便利なものを使ってない人はいないはずです。今回は、このPDFを使って「表記ゆれ」を検索していきたいと思います。


 表記ゆれとは?
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・ください   ⇔ 下さい(ひらがなと漢字のバラつき)
・コンピュータ ⇔ コンピューター(音引きの有無のバラつき)
・取り組み   ⇔ 取組み(送り仮名の有無のバラつき)
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このような文字の表記の違い(バラつき)を、「表記ゆれ」と言います。
漢字で書くと「表記揺れ」となります。

上にあげている表記ゆれの例は、どの表記が正しいというわけではありません。これは会社や媒体によって、どの表記にするかを決めています。いわゆる表記ルールです。

表記ルールを定めることで、文章に統一感を持たせることができます。また、どちらの語にすべきか迷ったときの判断基準になります。

文章内に表記ゆれが多いと、読みづらいだけでなく、それが気になり文章の内容が伝わりづらくなります。文章は、伝えたい情報を相手にスムーズにわかりやすく伝えるものです。その伝達を阻害するものは、少しでも取り除いておいておくのが賢明です。

例えば、
次の文のように「取り組み」の語が3パターンに表記ゆれしているとします。

『環境問題への取り組み、地域社会貢献への取組み、働き方改革への取組をわが社は~~』

文章内の近い場所で、表記ゆれを起こしているとかなりの違和感を覚えます。

単に誤って表記ゆれをしているならまだしも、
・意図的にそうしているのか?
・そこに何らかの意味があるのか?
と深読みする人も出てくるかもしれません。

校正者は、このような表記ゆれを見つけるために、まず表記ルールにある単語を一つずつ頭の中に叩き込みます。何十もの単語を頭の片隅に置きながら文章を読み、正しい表記になっているか確認していきます。

ですが、この表記の不揃いは、PDFさえあれば無料簡単一瞬で探し出すことが可能です。しかも、誰でもできます。校正を知らなくても可能です。

未だに、表記ゆれのチェックを人の目だけに頼っているようであれば、時間とコストのムダと言えます。

1:表記ゆれ検索のやり方 準備

ここでは、基本的な手順を説明していきます。
応用すれば、もっと広範囲で表記ゆれを見つけることも可能です。

総務省統計局のHPで公開かれているPDFを使用します。
『労働力調査(基本集計) 2019年(令和元年)7月分 (2019年8月30日公表)』

この文書に次のような表記ルールがあるとします。

No.使用可使用不可
1ケ月か月
2および及び
3すべて全て
4または又は
5勤務先勤め先

この使用不可の文言を、PDFの文章内から探し出していきます。
(※実際の表記ルールは、数も多く使用例なども明記されています)

2:表記ゆれ検索のやり方 手順

【手順】

1.ダウンロードしたPDFをAcrobat Readerで開きます。
※Acrobat Readerは無料でダウンロードできます。

2.メニューバーの【編集】から【高度な検索】を選択します。

pdfでのデジタル校正

3.【詳細オプションを表示】を選択します。

pdfでのデジタル校正

4.検索の詳細オプション画面が表示されます。

・【検索する語句を指定してください】の欄に使用不可の文言を入力します。

 ▼ 使用不可の文言
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  か月 及び 全て 又は 勤め先
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 ※単語の間には、半角スペースを入れます。

・【次の条件を含む】の欄は【いずれかの語が一致するものを検索】を選択。
・【その他の条件】の欄は、すべてチェック不要です。

pdfでのデジタル校正

あとは、右下の【検索】ボタンを押すだけです。
これで、PDF内にある使用不可の文言を、すべて検索することができます。

3:表記ゆれ検索のやり方 検索結果

 検索前の画面

 検索後の画面

画面の左上には、検索結果が表示されています。
1個の文書で36件見つかりました』と表示され、その下に「検索結果」が出ます。

・PDFの文書内では、使用不可「か月」黄色でハイライトされています。

「及び」

PDFで表記ゆれ確認のやり方

「全て」

PDFで表記ゆれ確認のやり方

「又は」

PDFで表記ゆれ確認のやり方

「勤め先」

PDFで表記ゆれ確認のやり方

以上です。
手順通りやれば、誰でも簡単にできます。
是非一度お試しください。

おわりに

PDFで表記ゆれを見つけたあとは、原稿や校正ゲラに転記するか、元のデータ(PDFにする前のWordなど)を修正するかのどちらかになります。どうしても、そこは人の手というアナログな作業になります。

ただ、その作業を考慮しても、精度・時間ともにPDFで表記ゆれ検索をしたほうが、圧倒的に効率化できます。