Wordで文章の校正・校閲:文章校正機能の使い方[詳細設定~スペルチェックと文章校正]

officeソフト Wordで文章の品質を高める[文章校正機能のやり方紹介]

Wordには強力な文章校正機能が付いています。

フリーの校正ソフトに頼るよりも、Wordの校正機能を高めたほうが品質UPには近道です。文章作成の時点で少しでも誤字・脱字をなくしておくと、後工程の校正作業をラクにすることができます。

後工程がラクになるということは、時間やコストの削減に繋がります。Wordの設定を少し変えるだけで、身近な働き方改革ができます。

【おすすめな人】

・文章の品質にこだわりたい
・少しでも誤字脱字をなくしたい
・デジタル校正ソフトを導入するつもりはないが、校正作業を省力化していきたい

・コストも時間も掛けたくない
・テキスト原稿をデータとして持っている
 ※社内(自分)で作成している or クライアントから支給される

文章校正の詳細設定のやり方

1.Wordを開き、左上の【ファイル】タブをクリックします。

オフィスワードの使い方

2.一番下の【オプション】をクリックします。(もしくは【その他】→【オプション】)

オフィスワードの使い方

3.Wordのオプション画面です。

【文章校正】を選択すると次の画面が表示されます。【Wordのスペルチェックと文章校正】の項目が文章の校正に関する箇所です。

オフィスワードの使い方

4.すべての項目にチェックを入れます。

wordで校正校閲のやり方

5.通常の文の項目を選択するとリストが表示されます。
※文章によって表現を変える必要がある場合は、ユーザー設定を選択します。

wordで校正校閲のやり方

6.さらに詳細な校正項目を見ていきます。【設定】をクリックします。

wordで校正校閲のやり方

7.【文章校正の詳細設定】の画面が表示されます。
ここから詳細な校正項目を設定することができます。

wordで校正校閲のやり方

8.【文章校正の詳細設定】では、以下の項目がカスタマイズできます。

● 文章校正の詳細設定の画面
Wordで文章校正する方法

この 【文章校正の詳細設定】は、大きく分類すると次の4つの設定ができます。

 ------------------------
  1.誤りのチェック
  2.表現の推敲
  3.表記の揺れ
  4.表記の基準
 ------------------------

 1.誤りのチェック
  入力のミス
  同音語誤り
  □ 誤り語・誤り表現
  □ 仮名遣いの誤り・旧仮名遣い

 2.表現の推敲
  □ くだけた表現
  □「の」の連続
  □ その他の助詞の連続
  □ 助詞の用法
  □ 重ね言葉
  □ 当て字
  □ 副詞等の呼応
  □ あいまいな表現
  □「が、」の多用
  □ 連用中止形の多用
  □ 二重否定
  □ 文語調
  □ 受動態

 3.表記の揺れ
  □ 揺らぎ(カタカナ)
  □ 揺らぎ(送り仮名)
  □ 揺らぎ(漢字/仮名)
  □ 揺らぎ(数字)
  □ 揺らぎ(全角/半角)

 4.表記の基準
  漢字レベル
  □ 常用漢字外の読み
  □ 送り仮名の誤り
  送り仮名の基準
  仮名書き推奨
  文体
  カタカナ設定
  英文字設定
  句点
  読点
  □ 商標・商品名

これらの項目にチェックを入れるだけで、Wordの校正レベルを格段に高めることができます

9.1.誤りのチェック

これは「入力ミス」や「同音語誤り」があると思われる箇所への指摘精度になります。

そのような箇所には、次のように「赤の波線」や「青の二重線」が表示されます。

ワードの使い方

・入力ミス :赤の波線  → 誤字脱字などの可能性が高い箇所
・同音語誤り:青の二重線 → 表現のおかしなところや表記が不揃いだと思われる箇所

● 入力ミス
wordで校正校閲のやり方

● 同音語誤り
wordで校正校閲のやり方

※両方とも「多め」に設定しておくほうが無難ですが、過剰指摘にもなってしまいます。指摘の数を見て調整してください。

10.

2.表現の推敲」と「3.表記の揺れ」は、 の項目を参照ください。
必要な項目にチェックを入れるだけで大丈夫です。

4.表記の基準」は、かなり細かく設定できます。漢字レベルだけでも、常用漢字・1年生~6年生まで選択できます。

● 表記の基準
wordで校正校閲のやり方

11.文体も「だ・である」体、もしくは「です・ます」体への統一が選択できます。

● 文体
wordで校正校閲のやり方

12.英文字設定も、混在しがちな「全角と半角」のどちらかへの統一が可能です。

● 英文字設定
wordで校正校閲のやり方

13.句点も「。」、もしくは「 . 」が選べます。

● 句点
wordで校正校閲のやり方

14.読点も「、」、もしくは「 , 」が選択可能です。

● 読点
wordで校正校閲のやり方

15.設定し終えたら「チェック実行」を押します。

wordで校正校閲のやり方

スペルチェックと文章校正

文章校正の詳細設定をした後は、簡単に文章の校正ができます。

1.次の文章で試してみたいと思います。

Wordで校正のやり方

2.【校閲】タブ 内の【スペルチェックと文章校正】をクリックします。

Wordで校正のやり方

3.画面右側に【文章校正】の結果が表示されます。指摘理由も表示されるので便利です。

Wordで校正のやり方

4.文章校正部分の拡大です。

スペルチェック【辞書にない単語】として「appla」が表示されています。
その下には【修正候補の一覧】も表示されます。

Wordで校正のやり方

5.他の文章結果を知りたい場合

赤の波線にカーソルを合わせます。ここでは「ございますす」です。
(※赤の波線上ならどこでも大丈夫です)

画面右側に「ございますす」に対しての文章校正結果が表示されます。

Wordで校正のやり方

6.文章校正部分の拡大です。

誤りのチェック【入力ミス?】として「ございますす」が表示されています。
その下には【修正候補の一覧】も表示されます。

Wordで校正のやり方

文章校正機能を解除したい場合

文章の作成をしているとき、赤や青の線があると気になって集中できないことがあります。また、校正は別のツールを使ってするなどの場合は、文章校正機能を解除しておくと便利です。

1:赤の波線・青の二重線を消す

赤の波線青の二重線を消したい場合

手順は簡単です。【Wordのスペルチェックと文章校正】の赤枠内のチェックをすべて外します。これで、Wordで開くすべての文書に対して、校正機能を無効にすることができます。

wordで校正校閲のやり方

2:特定の文書の赤の波線・青の二重線を消す

 特定の文書だけ、赤の波線青の二重線を消したい場合

1.「例外」の項目で、該当の文書を選択します。
2. 赤枠内にチェックを入れます。

wordで校正校閲のやり方

「この文書のみ、結果を表す波線を表示しない」だけにチェックをした場合
  ⇒ 赤の波線だけが非表示になります。

 wordの校正校閲

「この文書のみ、文章校正の結果を表示しない」だけにチェックをした場合
  ⇒ 青の二重線だけが非表示になります。

wordの校正校閲

※この例外設定では、どの文書を例外の設定にしたかちゃんと管理しておかないと、忘れてしまうこともあるため使用には注意が必要です。

おわりに

このようにWordの校正レベルを高めることにより、文書内の誤字脱字や表記ゆれ、英単語のスペルミスなどを軽減することができます。

残念ながら、100%間違いを見つけてくれるほど精度は高くありませんが、ミススペルに関してはかなり高い精度で指摘してくれます。やるとやらないとでは大きな差が生まれてきます。