添削を依頼するときのメールの書き方［例文あり］

添削を依頼するときのメールの書き方［例文あり］

ビジネスメールやプレゼンテーション資料、就職活動におけるエントリーシートや職務経歴書、入学試験における小論文や志望理由書など、大事な場面で使う文章を別の誰かに添削してほしい場面があります。最近では、日々顔を合わせている同僚や上司、学校の先生以外に、オンラインで第三者に依頼できる添削サービスも増えています。

この記事では、添削の依頼をメールで行う際に、どのような要素を盛り込んで依頼すればスムーズに依頼できるのかを紹介します。

メールで気をつけたい6つのポイント

添削の依頼メールは簡潔に、ただし必要な情報を十分に盛り込んで作成しましょう。添削を依頼する際に重要なポイントは下記の６つです。

 ① 文章の使用目的
 ② 納期
 ③ 文章量（文字数）
 ④ 作業範囲
 ⑤ 参考資料
⑥ おまけ：添付ファイルの形式

なお、添削サービスを利用する場合で、予算がどうしても限られている場合はメールに記載してその予算内で受けてもらえないか交渉するというのも一つの手ですが、基本的には上記のポイントを記載したうえで、添削者側から見積もりをもらう流れのほうがスムーズです。

それでは、この①から⑤のポイントについて一つずつ説明します。

①文章の使用目的

添削の依頼について最も重要なのが、何に使用する文章を添削してほしいのかという「使用目的」です。

例えば「大学の推薦入試で使用する志望理由書」「就職活動で使用するエントリーシート」「新設するwebサイトに掲載する事業紹介の文章」などと説明できます。

これが最も重要な理由は、添削者にはそれぞれ得意分野があるためです。添削は、単に誤字・脱字や文法の間違いを指摘するのみならず、その文章できちんと目的を達成できるように、内容のアドバイスやブラッシュアップを行うことまで含む作業です。

それゆえに、「小説などの創作物」「小論文・志望理由書などの学習・受験対策」「就職・転職活動」など、どの分野においても、その関連知識を頭に入れて添削にあたる必要があります。

依頼メール文に文章の使用目的をきちんと盛り込むことで、添削者側にその分野に対応できるかどうか、判断してもらうことができます。

※上記の通り添削者には得意分野があるので、初めて依頼する場合には、添削者に依頼したい分野の実績があるかどうかもきちんと確認するとよいでしょう。

②納期

「いつまでに添削を終えてほしいか」という納期は非常に重要な情報です。③の文章量の情報と合わせて、添削者が引き受けられるかどうかを判断する材料となります。

「就職活動におけるエントリーシート」「受験の出願に使用する志望理由書」「顧客へのプレゼンテーション資料」など、明確に相手先への「提出日」が決まっている場合は、それも伝えるとよいです。

なお、こういう場合に安易に「提出日の前日までに添削してもらえば大丈夫」などと考えてはいけません。添削結果によっては、文章を自分で修正し、再度添削を受ける必要があることも考えられますので、ある程度余裕をもって納期を設定しましょう。

「提出日は〇日なので、一回目の添削は〇日までに終えてほしい。そのあと必要に応じて、何回かやり取りして完成させたい」などと伝えるとその後の流れがスムーズです。

③文章量（文字数）

②の納期と合わせて、添削者が引き受けの可否を判断する材料となります。

「A4で〇ページ」などとページ数で伝えるよりは、「2000字程度」と文字数で伝えたほうが、イメージの齟齬がなくなります。

④作業範囲

どこまでを添削者にお願いしたいのか、作業範囲を伝えておくと後々にトラブルになることを防ぐことができます。

作業範囲として、例えば
・明らかな誤字、脱字、言い回しの間違いなどを指摘してほしい
・上記のほかに、よりよい言い回しや、盛り込むべき内容があればアドバイスしてほしい
・今後のために、同じような文章を書くときのコツも教えてほしい
など、「どこまでのことをやってほしいか」のイメージや、

・気になった箇所はコメント、朱入れをしてほしい
・気になった箇所は添削者側でどんどん修正してほしい（※）
など、添削を受けての修正を自分がやるのか、そこまで含めてお願いしたいのかという想定を伝えておくとよいでしょう。

※レポート、論文、出願書類など、第三者に修正まで依頼すると「代筆」として不正行為にあたるものもありますので注意しましょう。

⑤参考資料

出願書類の添削を依頼するのであれば募集要項、webサイトの文章添削を依頼するのであれば既存のサイトや参考にしたいサイトなどを一緒に伝えます。

添削者は、添削をする際に文章の目的がきちんと達成されるよう、文章が満たすべき要件や既存のものとの整合性など様々な情報を頭に入れて添削を行います。

必要な情報については添削者側からも指示・確認があるはずですが、依頼時点で先回りしてある程度準備しておくと、添削者との信頼関係がいち早く築けることと思います。

⑥おまけ：添付ファイルの形式

添削を依頼したい文章は、できる限り電子データで用意したほうが、添削者側での編集・修正が容易でスムーズに添削を受けることができます。

特にWordファイルのように、修正履歴を残したり、コメントを入れられたりするソフトでデータ作成をするのをおすすめします。

出願書類やエントリーシートなど、最終的に手書きで提出する書類の場合も、いったんは電子データで文章を作成して添削を受けるのがベストですが、どうしても手書きの原稿しか用意できない場合は、文字が鮮明に読めるようにスキャンして送付します。手書きのスキャンデータの場合は、添削者が直接修正やコメント入力をすることができないため、添削者側の工数が増えることになり、多少見積もり金額にも影響する可能性があることは想定しておきましょう。

添削の依頼メール（例文）

初めて依頼するオンライン添削サービスへ、問い合わせをする場合の例文をご紹介します。転職活動で使用する職務経歴書の添削を依頼しています。

おわりに

添削の依頼をメールで行う際には、6つのポイントに注意してみてください。依頼段階で添削者に必要十分な情報を提供することによって、追加費用やトラブルの発生を防ぎ、ご自身が実現したいことを実現できる文章に仕上げてもらうことが可能になります。