「承知しました」「かしこまりました」「了解しました」の違いとは？意味とビジネスでの使い分け
ビジネスシーンの返答でよく使われるのが、「承知しました」「かしこまりました」「了解しました」です。
いずれも、相手の話や依頼を理解したことを伝える表現ですが、敬意の示し方や適した場面には違いがあります。相手との関係や状況を考えずに使うと、必要以上に堅苦しくなったり、失礼な印象を与えたりする可能性があります。
この記事では、3つの表現の意味や違い、ビジネスシーンでの適切な使い分けを例文とともに解説します。
［記事作成にあたっては、以下の書籍・辞書・サイトを参考にしています］
『デジタル大辞泉』（小学館）
『大辞林』（三省堂）
『明鏡国語辞典』（大修館書店）
『新明解国語辞典』（三省堂）
『敬語の指針』（文化庁）
1.「承知しました」「かしこまりました」「了解しました」の違い
3つの表現は、主に敬意の度合いと、理解した内容が「連絡」なのか「依頼・指示」なのかによって使い分けます。
「承知しました」は、相手の話や事情、依頼などを理解し、受け入れたことを丁寧に伝える表現です。上司や取引先など、目上の人への返答にも広く使用できます。
「かしこまりました」は、相手の依頼や指示を謹んで受けることを表します。「承知しました」よりも丁重な印象があり、接客や顧客対応などでよく使われます。
「了解しました」は、相手の話や事情を理解したことを伝える表現です。同僚や部下など、対等または自分より立場が下の相手への返答として使われるのが一般的です。
▼ 簡単に整理すると、次のように使い分けられます。
・上司や取引先に丁寧に返答する場合 → 承知しました
・顧客からの依頼を丁重に受ける場合 → かしこまりました
・同僚や部下に簡潔に返答する場合 → 了解しました
ただし、敬意の度合いだけで機械的に使い分けるのではなく、相手との関係や職場の慣習、会話かメールかといった状況も考慮することが大切です。
2.「承知しました」の意味と使い方
「承知」には、事情などを知ることや、依頼・要求を聞き入れることという意味があります。「承知しました」は、相手の話を理解したことに加え、依頼や指示を受け入れたことも伝えられる表現です。
「承知しました」はビジネスで広く定着している丁寧な返答であり、上司や取引先、顧客などに対して使用できます。
たとえば、
上司から資料の提出を求められた場合は、次のように返答します。
「承知しました。本日中に提出いたします」
取引先から日程変更の連絡を受けた場合にも使用できます。
「日程変更の件、承知しました。○月○日の○時にお伺いいたします」
「承知いたしました」は、「承知しました」よりも改まった印象を与える表現です。取引先や顧客へのメールなど、特に丁寧さが求められる場面に適しています。ただし、「承知しました」でも失礼には当たりません。必要以上に丁寧な表現を重ねると堅苦しくなるため、相手との関係や職場の慣習に応じて選ぶとよいです。
また、何を理解したのかが曖昧にならないよう、次のように対象を添えると認識のずれを防げます。
「納期変更の件、承知しました」
「ご指定いただいた修正内容について、承知いたしました」
なお、「承知しました」には、依頼や指示を受け入れたという意味合いがあります。対応できるかまだ判断できない場合は、安易に使わないほうがよいです。その場合は、次のような表現が適しています。
「内容を確認のうえ、改めてご連絡いたします」
「ご依頼の件、社内で確認いたします」
3.「かしこまりました」の意味と使い方
「かしこまりました」は、「分かりました」「お引き受けします」という意味を、強い敬意を込めて伝える表現です。
「かしこまる」には、目上の人の言葉を謹んで承るという意味があります。相手を立てる意味合いが強いため、「承知しました」よりも丁重な印象を与えます。
ホテルや飲食店、販売店などの接客場面では、顧客からの注文や要望に対する返答としてよく使われます。
「かしこまりました。すぐにお持ちいたします」
「ご予約の変更ですね。かしこまりました」
「かしこまりました。それでは、午後3時にお待ちしております」
社外の相手から依頼を受けた場合にも使用できます。
「かしこまりました。修正した資料を明日までにお送りいたします」
「かしこまりました」は、依頼や指示を丁重に引き受ける場面に特に適しています。一方、単に連絡内容を理解したことだけを伝える場合は、「承知しました」のほうが自然なこともあります。
また、社内の日常的なやり取りで「かしこまりました」を多用すると、相手との関係によっては堅苦しく感じられることがあります。上司への一般的な返答には「承知しました」、顧客対応や特に丁重な姿勢を示したい場面には「かしこまりました」と使い分けると自然です。
4.「了解しました」の意味と使い方
「了解」とは、内容や事情を理解し、納得することです。「了解しました」は、相手の連絡や説明を理解したことを簡潔に伝えられる表現です。
同僚から予定を伝えられた場合や、部下から報告を受けた場合などに適しています。
「集合時間が午前9時に変更された件、了解しました」
「資料は共有フォルダに保存したとのこと、了解しました」
「了解しました。確認しておきます」
「了解しました」は丁寧語を伴った表現であり、日本語として誤っているわけではありません。また、目上の人への使用が文法上の誤りというわけでもありません。ただし、「了解」自体は相手を立てたり、自分をへりくだったりする言葉ではありません。そのため、上司や取引先への使用を避けたほうがよいとするビジネスマナーもあります。
目上の人に使ったからといって必ずしも失礼になるわけではありませんが、相手や組織によって受け止め方が異なります。誤解を避けたい場合は、「承知しました」または「かしこまりました」を選ぶのが無難です。
「了解です」は、「了解しました」よりもくだけた表現です。親しい同僚との会話や社内チャットでは使われますが、取引先へのメールや改まった場面には適していません。
「了解いたしました」は、「了解しました」より丁寧に聞こえます。ただし、上司や社外の相手に対しては、より自然で一般的な「承知しました」や「承知いたしました」を選ぶとよいです。
5. 場面に応じた使い分け
①上司から指示を受けた場合
上司から業務上の指示を受けたときは、「承知しました」が自然です。
・上司「会議資料を明日の午前中までに修正してください」
・自分「承知しました。修正後、改めてご確認をお願いいたします」
単に「承知しました」と返すだけでなく、対応期限や次の行動を添えると、より明確な返答になります。
②取引先から依頼を受けた場合
取引先からの依頼にも「承知しました」を使用できます。より丁重に返答したい場合は、「かしこまりました」が適しています。
・取引先「請求書を再送していただけますか」
・自 分「かしこまりました。本日中に再送いたします」
③同僚から業務連絡を受けた場合
同僚からの業務連絡には、「了解しました」でも問題ありません。
・同僚「会議室がAからBに変更になりました」
・自分「了解しました。ご連絡ありがとうございます」
社内でも丁寧なやり取りが求められる場合や、相手との関係に迷う場合は、「承知しました」を使うのが無難です。
おわりに
「承知しました」は、上司や取引先を含む幅広い相手に使える丁寧な表現です。「かしこまりました」は、顧客の依頼や指示を丁重に引き受ける場面に適しています。「了解しました」は、主に同僚や部下との比較的くだけた業務連絡で使われます。
返答の言葉は短くても、選び方によって相手に与える印象は変わります。言葉の丁寧さだけでなく、相手との関係や依頼の内容、その場の状況に合った表現を選ぶことが大切です。
