デジタル校正ソフトの注意点［部分最適でなく全体の効率化を考える］
数年前からデジタル校正に対するニーズは大きく、有料でも無料でもデジタル校正ソフトは多くあります。この手のソフトが数多く出回っているのは、それだけデジタル校正に興味があり期待している人が多いという現れです。
ですが、校正会社や校正者との会話の中で、関心があっても導入できていないということもよく聞かれます。
その一つの理由に、デジタル化だけが校正・校閲を効率化させるものではないということがあります。原稿の作り方、マニュアルやルール作り、校正の手配の仕方、勉強会などの基本的なことを改善するだけでも、効率化やミス削減に繋がることも多いです。アナログな手法でも改善できることはまだまだあります。
デジタル化したい校正業務があれば、まずはデジタル・アナログのどちらが効率がよいかを検証してみるのが大切です。部分的な改善ができたとしても、全体を見ればデジタル化がかえって効率を下げるというケースもあります。
デジタル校正といっても、市販やフリーのソフトだけとは限りません。身近にあるWordやExcel、PDFでも簡単にデジタル校正はできます。
まずは、これらのソフトで何ができる検証してみるのもいいかもしれません。身近な慣れ親しんだソフトであれば、導入もスムーズで効果の計測もしやすいはずです。
1. デジタル校正の位置づけ
デジタル校正を導入すれば、人の目で行う校正作業を置き換えられるというイメージを抱いている方も多いかもしれません。
ですが、世に出回っているデジタル校正ソフトは、部分的に校正作業の負荷軽減を目的としています。あくまで校正支援という位置づけなので、すべての間違いを見つけてくれるというものではありません。
ただ、支援といっても、大量のページがあるものなら2人で一日かかる作業を１人で半日で終わらせることも可能です。使いどころ次第では効果は絶大です。
このように使う場面の見極めが必要なデジタル校正ですが、導入する前には正しい認識を持っておく必要があります。
2. デジタル校正への正しい認識
デジタル校正は、部分に焦点を当てるのではなく、全工程を見据えて判断する必要があります。
▼ デジタル校正導入前の工程
※わかりやすく、DTPと校正だけという単純なフローにしています。
1. DTPの業務量、校正の業務量をそれぞれ「100％」とした場合
2. 上のフローに、校正業務を20％削減できる見込みのデジタル校正ソフトを導入したら。
校正の業務を20%削減できるデジタル校正ツールを導入
→ 校正の業務量が「100％」から「80％」になる。
このイメージを持たれている方は間違いです。
実際には、誰かがデジタル校正ソフトを使用する必要があります。
3. 仮に校正で20％業務削減できても、そのソフトを前工程で使用するならDTP側の業務負荷になってきます。その負荷を10％と仮定した場合、次のようになります。
→ DTPの業務量が「100％」から、プラス10%され「110％」に増えます。
ここで問題となってくるのが、校正の業務量は減るが、DTP側の業務量は増えるということです。
DTP側からしたら、わざわざ自分たちの業務量を増やすぐらいなら、従来のフローのママでいいという意見が出てきても不思議ではありません。
では、デジタル校正ソフトを『校正側が使用すればいいのでは？』と思いますが、ここでも問題があります。
デジタル校正ソフトは、校正の前段階で導入することで効果を発揮するものです。
（※この例では、DTP側で導入するほうが有効ということです）
3. デジタル校正導入への障壁
デジタル校正の導入を実際に進めて行くと、次のような壁にぶつかることが多いです。
「従来のやり方でいいんじゃない？」
「今までのフローのが安心だし」
といった意見です。
ただ、デジタル校正の導入後、制作工程の全体を見ると業務量は200％から190％に軽減されています。
従来の「DTP＋校正」の業務量を200％が、全体では190％になる
これは、DTP側と校正側では解決できない問題です。
各部署の連携を高め会社のパフォーマンスを上げていくのは、上位者の役目の一つです。
そのため、マネジメント層が判断を下すべき事項になってきます。
▼ デジタル校正を導入するにあたって注意しておきたいことは次の点です。
1. デジタル校正は、単一の部署で最大限の効果を発揮できるものではない
→ 部署間の連携が必須
2. 全体では業務改善につながるが、部分的に見れば業務量が偏る可能性がある
→ 負荷分散が必要
おわりに
デジタル校正は、その効果を期待できるものですが、それが誰かの負荷になるという可能性もあります。一方、扱う媒体によっては、その効果を期待できない場合もあります。導入前にはそれらの見極めが大切になってきます。
また、業務が増えたり業務フローを変えたりすることで、内部からの反発も起こりやすいのも正直なところです。そのため、マネジメント層の決断が重要です。
デジタル化ありきで導入しても、誰かが苦しむ結果を招く可能性もあります。関与者が納得のいくレベルの効果が必要になってきます。
※前述の例で、負荷の移動を10％と仮定しましたが、上手くいけばもっと少なくすることも可能です。そこは検証の余地があります。
