デジタル校正のエクセル

表記ゆれチェックはソフトで解消!⇒ エクセル編

前回のWord編に続いて、今回はExcel編になります。

Word編では、表記統一ルールのない場合の表記ゆれ検索でしたが、Excel編では表記統一ルールがある場合の検索になります。


『表記ゆれとは?』
・ください   ⇔ 下さい (ひらがなと漢字のバラつき)
・マネジメント ⇔ マネージメント (音引きの有無のバラつき)
・取り組み   ⇔ 取組み (送り仮名の有無のバラつき)

このような文字の表記のバラつきを、表記ゆれといいます。

表記ゆれは、会社や媒体によってはあらかじめ、どの表記にするかルール決めをしていたりします。

表記ルールを定めることで、
・文章に統一感を持たせることができる
・表記がバラついていたときに、どの表記に正すか迷うことがなくなる
などのメリットがあります。

そのような表記ルールをまとめたものを『表記統一表』と呼んだりします。

校正者は、この表記統一表を基準に文章を読んでいくわけですが、表記統一表に記載されている単語が数個なら大したことはありませんが、数十個にもなると覚えるだけでも大変な労力になってきます。

そこで、表記ゆれを事前にExcelで検索する方法を紹介したいと思います。

表記ゆれ検索 前準備

下の文章が検証用のテキストになります。
※Word編と同じものです。

1.柱枠の組立て
ベースプレートを取り付けた支柱2本を、向かい合わせに床に置き、中棚受をはめ込みます。

最下段は下から2つ目と3つ目の角孔にはめ込んで下さい。
※支柱の角孔は台形をしており、短辺側が下になるようにします。

2.ビームの取り付け
左右の柱枠を立て、2つをつなぐようにビームを下段からはめ嵌め込みます。木のハンマー等で軽くたたいたあと、ナイロンプッシュを差し込んでください。上段も同様です。

※強くたたきすぎるとビームを傷める場合がありますので、ご注意ください。
※ナイロンプッシュの差し込み部の太さと、取付穴の直径は、ほぼ同じですが、差し込む時にきつく感じることがあります。奥までしっかりと差し込んでください。

3.天棚受の取付け
支柱から1つ目の角孔に天棚受をはめ込みます。これで棚枠の完成です。垂直・水平を確認してください。


4.棚板の取り付け

棚板を前面より、傾けながら入れます。完成です。
※商品改良のため、予告なく仕様を変更する場合がありますのでご了承ください。
※本説明書は「ステンレス棚」のものです。「ウッド棚」「ガラス戸棚」「化粧板カラーボックス付スチール棚」については各商品に添付されている説明書をご確認してください。

事前に設定しておいたExcelの画面です。
(2)のカ所に関数が入っているだけの普通の表です。



(1)の部分が、表記統一表にあたります。
No.1でみると、「頂く」と「いただく」で表記がゆれている場合は「頂く」に揃えるということです(※実際の表記統一表はもっと個数が多いですが)

(2)の結果の列に、文章内にNGの表記があれば「NG」と表示されます。

(3)のセルに、表記ゆれを検索したい文章を入れます。
※ひとつのセルには「32,767文字」までと文字数制限があるため、文章量が多ければ分割して入れてください。


(2)の結果の列には、下記の関数が入っています。

この関数の意味は、
『F2に入っている文章の中に、D列のNGワードがあれば、結果の列に「NG」と表示させなさい。NGワードがなければ空白のママにしなさい』
というものです。

文章によって関数が変わるということはありませんので、上記の関数をそのまま使っても問題ありません。
【参照】≫ マイクロソフト_COUNTIF関数

注意1

表記統一表の中で、「頂く」を「いただ」でなく「いただ」にしているのは、「頂く」が文章内で「いただ」や「いただ」などに変化する可能性があるからです。
そのため、活用形を考慮したNGワードの作成が必要となってきます。

表記ゆれ検索 検証手順

前述の(3)のカ所、F2(緑枠部分)に検証用のテキストをコピペした結果です。
結果の列に「NG」が4つ表示されています。

例えば「下さい くださ」のカ所でみると、F2にコピペした文章中にNGの「くださ」があったため、結果の列にNGと表示されています。



続いて、見つかった4つのNGワードを元のテキストで検索していきます。
-------------------
くださ
はめ
取付
こと
-------------------

下は、Wordで検索した画面です(※検索はPDFでも可能です)。


「くださ」の結果



「はめ」の結果



「取付」の結果

注意2

「取付」は、2カ所見つかりましたが、一つ目は「取付穴」の「取付」です。ここは複合語であるため「取付穴」のほうが適当だと思われるのでママにしておいたほうがよいでしょう。
※このような判断も表記統一表に記載されているものです。

「こと」の結果


以上になります。

検索精度

表記統一表の活用形(注意1参照)さえしっかり押さえておけば、Excel完全一致で検索するため、精度は100%といえます。

検索したNGワードの修正もWordでなら、検索・置換で修正できますので打ち間違いの心配もいりません。

おわりに

少し手間だなと感じると思いますが、その手間を惜しまないことで、校閲の負荷・修正作業の負荷が軽減されてきます。

ExcelとWord(PDFでも検索は可)さえあれば、誰でも簡単にできます。精度は、ほぼ100%ですので是非試してみてください。

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表記ゆれチェックはソフトで解消!のまとめ