ワードの文章校正校閲

校正校閲のミス削減:全角英数字はwordで一括修正

文章内に、全角半角の英数字が混在していることはよくあります。これらの間違いを見つけるのを、校正者任せにしているのなら、少し業務を見直した方がいいかもしれません。

わざわざ人の目で探さなくても、wordを使えば1分(※)ぐらいで誰でも簡単にできます。
※1分(英字30秒+数字30秒)

小さなミスを事前に潰しておくと、校正者の赤字を入れる手間を減らすだけでなく、

・校正者が、他の間違い探しに専念できる
・オペレータの修正量が減る

 など、副産物は多いです。

たった1分の作業で、品質向上と全体の効率化が見込めます。

校正・校閲の前工程で文字の精度を高めることは、現在もこれからも必要とされる作業です。

大がかりなデジタル校正システムを導入しなくても、小さな改善を積み重ねていくことで大きな成果を生み出すことができます。

全角英数字を半角英数字に

1.数字(全角→半角)

全角数字を半角数字に一括で修正


(1)文書内の全角数字を一括で半角数字に修正します。

デジタル校正ワードで校閲


(2)画面右上の「検索」から「高度な検索」を選択。

デジタル校正ワードで校閲




(3)「検索と置換」の画面が表示されます。「オプション」を選択。

デジタル校正ワードで校閲



(4)検索オプションの画面が表示されます。「あいまい検索」のチェックを外します。

デジタル校正ワードで校閲



(5)「あいまい検索」のチェックを外すと「特殊文字」が選択できるようになります。

デジタル校正ワードで校閲



(6)「特殊文字」を選択すると次の画面が表示されます。

デジタル校正ワードで校閲



(7)上から4番目の「任意の数字」を選択します。

デジタル校正ワードで校閲



(8)「検索する文字列」に「^#」が入ります。

デジタル校正ワードで校閲


【補足】
^#」は、「任意の数字」を表す文字列です。検索する文字列の欄に、直接「^#」を入力しても大丈夫です。
^」は、“ハット” や “キャレット”と呼ばれます。
キーボードの右上、「ひらがなのへ」や「波ダーシ」のところにあります。





(9)「検索する場所」から「メイン文書」を選択。

デジタル校正ワードで校閲



(10)「メイン文書」を選択すると、ワードの文書内の数字がすべて選択された状態(赤枠)になります。
青枠内の箇所には選択されている数字の個数が表示されます。ここでは「この条件に合う項目が40個あります。」と表示されています。

デジタル校正ワードで校閲



(11)「検索と置換」の画面を閉じます。「Aa(文字種の変換)」を選択。

デジタル校正ワードで校閲



(12)「半角」を選択します。

デジタル校正ワードで校閲



(13)以上で終了です。
選択された数字のうち、全角数字が半角数字に置き換わっています。

デジタル校正ワードで校閲

2.英字(全角→半角)

全角英字を半角英字に一括で修正 


(1)手順は、数字とほぼ同じです。数字の手順と比較して見ていきます。

 デジタル校正ワードで校閲


(2)(6)の手順は「数字」と同じです。


(7)特殊文字の選択画面で「任意の英字」を選びます。

デジタル校正ワードで校閲



(8)「検索する文字列」に「^$」が入ります。

デジタル校正ワードで校閲


以降の手順は、数字の(9)~(12)と同じです。


(13)修正後の画面です。
選択された英字のうち、全角英字が半角英字に置き換わっています。

デジタル校正ワードで校閲 

3.「Aa(文字種の変換)」と「特殊文字

数字の手順(12)の「Aa(文字種の変換)」には、半角以外にも色々と変換できる項目があります。
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「文の先頭文字を大文字にする」
「すべて小文字にする」
「すべて大文字にする」
「各単語の先頭文字を大文字にする」
「大文字と小文字を入れ替える」
「半角」
「全角」
「カタカナ」
「ひらがな」
--------------------------------------------

また、「特殊文字」(数字の手順(6)参照)にも種類がたくさんあります。

Aa(文字種の変換)」「特殊文字」ともに、すべての項目を使うということはない思いますが、他にどんなものがあるかだけでもさらっと見ておくと、いつか役立つかもしれません。

おわりに

ワードの校閲機能には、「スペルチェックと文章校正」があります。一度は使ったことがあるという方も多いと思います。

日本語の文章校正にはイマイチですが、英単語のスペルチェックには結構使えます。事前にスペルミスを見つけておくと、校正者が辞書で調べる手間を省けます。

英数字の修正もスペルチェックも、部分的に見れば小さなことに思えますが、全体を見れば効果は大きいです。するとしないとでは、品質や効率に確実に違いがでてきます。数分でできることですので、是非一度試してみてください。